Trong phần này, chúng ta sẽ học cách sử dụng biểu đồ trong Microsoft Excel để biến những bảng số liệu khô khan thành thông tin trực quan, dễ đọc và dễ phân tích.
Nội dung gồm đúng 10 bài:
Tạo biểu đồ
Column và Bar Chart
Line Chart
Pie và Doughnut Chart
Combo Chart
Chỉnh sửa biểu đồ
Chart Elements
Data Labels
Sparklines
In-cell Charts và trình bày dữ liệu trực quan
76. Tạo biểu đồ
Biểu đồ (Chart) là công cụ dùng để biểu diễn dữ liệu bằng hình ảnh.
Ví dụ bảng doanh thu:
| Tháng | Doanh thu |
|---|---|
| Tháng 1 | 120 |
| Tháng 2 | 150 |
| Tháng 3 | 180 |
| Tháng 4 | 160 |
| Tháng 5 | 210 |
Thay vì chỉ nhìn vào các con số, chúng ta có thể tạo biểu đồ để dễ dàng nhận thấy xu hướng doanh thu.
Cách tạo biểu đồ
Chọn vùng dữ liệu cần biểu diễn.
Sau đó vào:
Insert → Charts
Excel cung cấp nhiều loại biểu đồ:
Column
Bar
Line
Pie
Doughnut
Area
Scatter
Combo
Có thể chọn trực tiếp loại biểu đồ mong muốn.
Khuyến nghị
Khi chọn dữ liệu để tạo biểu đồ, nên bao gồm:
Tiêu đề cột.
Nhãn dữ liệu.
Các giá trị cần biểu diễn.
Ví dụ:
Tháng | Doanh thu
sẽ giúp Excel tự động xác định tên Series và Category.
77. Column và Bar Chart
Column Chart
Column Chart sử dụng các cột đứng để biểu diễn dữ liệu.
Ví dụ:
| Sản phẩm | Doanh thu |
|---|---|
| Laptop | 250 |
| Máy in | 180 |
| Chuột | 120 |
| Bàn phím | 150 |
Column Chart phù hợp để:
So sánh doanh thu.
So sánh số lượng.
So sánh điểm số.
So sánh nhiều nhóm dữ liệu.
Các dạng phổ biến:
Clustered Column
Stacked Column
100% Stacked Column
Bar Chart
Bar Chart sử dụng các thanh ngang.
Bar Chart đặc biệt phù hợp khi:
Tên danh mục dài.
Có nhiều danh mục.
Muốn so sánh thứ hạng.
Ví dụ:
Laptop ████████████████████
Máy in ██████████████
Bàn phím ███████████
Chuột █████████
Column và Bar khác nhau
Column:
Cột đứng.
Phù hợp với dữ liệu theo thời gian hoặc so sánh nhóm.
Bar:
Thanh ngang.
Phù hợp với danh mục có tên dài hoặc nhiều danh mục.
78. Line Chart
Line Chart sử dụng các đường nối giữa các điểm dữ liệu.
Đây là loại biểu đồ rất phù hợp để thể hiện xu hướng theo thời gian.
Ví dụ:
| Tháng | Doanh thu |
|---|---|
| T1 | 100 |
| T2 | 120 |
| T3 | 140 |
| T4 | 130 |
| T5 | 170 |
Line Chart giúp chúng ta dễ dàng nhận thấy:
Xu hướng tăng.
Xu hướng giảm.
Điểm cao nhất.
Điểm thấp nhất.
Biến động theo thời gian.
Các dạng Line Chart
Excel cung cấp:
Line
Line with Markers
Stacked Line
100% Stacked Line
3-D Line
Khi nào nên sử dụng?
Line Chart đặc biệt phù hợp với:
Doanh thu theo tháng.
Giá cổ phiếu theo thời gian.
Số lượng khách hàng theo tháng.
Nhiệt độ theo ngày.
Chi phí theo năm.
79. Pie và Doughnut Chart
Pie Chart
Pie Chart biểu diễn dữ liệu dưới dạng hình tròn được chia thành nhiều phần.
Ví dụ:
| Phòng ban | Số nhân viên |
|---|---|
| Kế toán | 20 |
| Kinh doanh | 35 |
| Kỹ thuật | 25 |
| Nhân sự | 20 |
Pie Chart giúp nhìn nhanh tỷ trọng của từng nhóm trong tổng thể.
Ví dụ:
Kinh doanh chiếm tỷ trọng lớn nhất.
Kế toán và Nhân sự có tỷ trọng tương đương.
Khi nào sử dụng Pie Chart?
Pie Chart phù hợp khi:
Có ít danh mục.
Các giá trị tạo thành một tổng thể.
Muốn thể hiện tỷ lệ phần trăm.
Không nên sử dụng Pie Chart cho quá nhiều danh mục vì biểu đồ sẽ khó đọc.
Doughnut Chart
Doughnut Chart tương tự Pie Chart nhưng có một khoảng trống ở giữa.
Doughnut Chart có thể sử dụng để:
Biểu diễn tỷ trọng.
So sánh các nhóm.
Tạo dashboard trực quan.
Pie và Doughnut
Pie Chart:
◯
Doughnut Chart:
◎
Cả hai đều phù hợp để thể hiện tỷ lệ trong tổng thể.
80. Combo Chart
Combo Chart là biểu đồ kết hợp nhiều loại biểu đồ trong cùng một biểu đồ.
Ví dụ:
| Tháng | Doanh thu | Tăng trưởng |
|---|---|---|
| T1 | 100 | 5% |
| T2 | 150 | 8% |
| T3 | 180 | 10% |
| T4 | 220 | 12% |
Có thể sử dụng:
Column Chart cho Doanh thu.
Line Chart cho Tăng trưởng.
Cách tạo
Chọn dữ liệu →:
Insert → Combo Chart
Sau đó lựa chọn loại biểu đồ cho từng Series.
Ví dụ:
Doanh thu → Clustered Column
Tăng trưởng → Line
Secondary Axis
Khi hai Series có đơn vị rất khác nhau, có thể sử dụng:
Secondary Axis
Ví dụ:
Doanh thu: triệu đồng.
Tăng trưởng: %.
Nếu dùng cùng một trục, đường phần trăm có thể rất khó nhìn.
81. Chỉnh sửa biểu đồ
Sau khi tạo biểu đồ, chúng ta có thể chỉnh sửa gần như toàn bộ thành phần của biểu đồ.
Khi chọn biểu đồ, Excel sẽ hiển thị các tab liên quan như:
Chart Design
và:
Format
Thay đổi loại biểu đồ
Chọn:
Chart Design → Change Chart Type
Có thể chuyển từ:
Column → Bar
Column → Line
Pie → Doughnut
Column → Combo
mà không cần tạo lại biểu đồ.
Thay đổi dữ liệu
Chọn:
Chart Design → Select Data
Tại đây có thể:
Thay đổi vùng dữ liệu.
Thêm Series.
Xóa Series.
Thay đổi thứ tự Series.
Chỉnh Category Axis Labels.
Đổi bố cục
Có thể sử dụng:
Chart Design → Quick Layout
để lựa chọn bố cục có sẵn.
82. Chart Elements
Chart Elements là các thành phần cấu tạo nên biểu đồ.
Các thành phần quan trọng gồm:
Chart Title
Axis Titles
Legend
Gridlines
Data Labels
Data Table
Trendline
Axes
Khi chọn biểu đồ, có thể nhấn nút:
+
ở bên cạnh biểu đồ để bật hoặc tắt các thành phần.
Chart Title
Dùng để đặt tiêu đề cho biểu đồ.
Ví dụ:
DOANH THU BÁN HÀNG NĂM 2026
Axis Titles
Dùng để đặt tên cho các trục.
Ví dụ:
Trục X: Tháng
Trục Y: Doanh thu (triệu đồng)
Legend
Legend cho biết mỗi màu hoặc Series trên biểu đồ đại diện cho dữ liệu nào.
Ví dụ:
■ Doanh thu
■ Chi phí
■ Lợi nhuận
Gridlines
Gridlines giúp người đọc dễ xác định giá trị trên biểu đồ.
Có thể bật hoặc tắt tùy mục đích trình bày.
83. Data Labels
Data Labels hiển thị giá trị trực tiếp trên biểu đồ.
Ví dụ thay vì phải nhìn vào trục tung để xác định giá trị:
█
█ 180
█
█ █
█ 150█
█ █
Excel có thể hiển thị trực tiếp:
150
180
Cách thêm Data Labels
Chọn biểu đồ →:
Chart Elements (+) → Data Labels
Hoặc:
Chart Design → Add Chart Element → Data Labels
Có thể lựa chọn vị trí:
Center
Inside End
Inside Base
Outside End
Best Fit
Với Pie Chart
Data Labels có thể hiển thị:
Category Name.
Value.
Percentage.
Series Name.
Ví dụ:
Kinh doanh
35%
Điều này rất hữu ích khi trình bày tỷ trọng dữ liệu.
84. Sparklines
Sparklines là những biểu đồ nhỏ nằm trực tiếp trong một ô Excel.
Chúng rất hữu ích để thể hiện xu hướng dữ liệu mà không cần tạo một biểu đồ lớn.
Ví dụ:
| Sản phẩm | T1 | T2 | T3 | T4 | Xu hướng |
|---|---|---|---|---|---|
| Laptop | 100 | 120 | 150 | 180 | ↗ |
| Máy in | 180 | 160 | 150 | 140 | ↘ |
Có thể tạo Sparkline trong cột Xu hướng.
Cách tạo
Chọn ô cần đặt Sparkline.
Vào:
Insert → Sparklines
Excel cung cấp:
Line
Column
Win/Loss
Sau đó chọn:
Data Range
là vùng dữ liệu cần biểu diễn.
Line Sparkline
Hiển thị xu hướng bằng đường.
Column Sparkline
Hiển thị các cột nhỏ.
Win/Loss Sparkline
Phù hợp để thể hiện kết quả:
Thắng / thua.
Tăng / giảm.
Có / không.
85. In-cell Charts và trình bày dữ liệu trực quan
In-cell Charts là cách trình bày dữ liệu trực quan ngay trong bảng tính mà không cần sử dụng một biểu đồ lớn riêng biệt.
Có thể sử dụng:
Sparklines.
Data Bars.
Color Scales.
Icon Sets.
Conditional Formatting.
Ví dụ bảng:
| Nhân viên | Doanh thu | Xu hướng |
|---|---|---|
| A | 120 | ▬▬▬▬▬ |
| B | 180 | ▬▬▬▬▬▬▬▬ |
| C | 90 | ▬▬▬▬ |
| D | 220 | ▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬ |
Khi kết hợp Data Bars với số liệu, người xem có thể nhanh chóng nhận biết giá trị lớn nhỏ.
Nguyên tắc trình bày dữ liệu trực quan
Một bảng tính chuyên nghiệp nên:
1. Chọn đúng loại biểu đồ
Dữ liệu theo thời gian → Line Chart
So sánh các nhóm → Column / Bar Chart
Tỷ trọng → Pie / Doughnut Chart
Hai loại dữ liệu khác đơn vị → Combo Chart
2. Không sử dụng quá nhiều màu
Biểu đồ càng đơn giản càng dễ đọc.
3. Đặt tiêu đề rõ ràng
Người xem phải hiểu biểu đồ nói về vấn đề gì ngay khi nhìn vào.
4. Hiển thị đơn vị
Ví dụ:
Doanh thu (triệu đồng)
thay vì chỉ ghi:
Doanh thu
5. Không sử dụng biểu đồ 3-D khi không cần thiết
Biểu đồ 3-D có thể làm dữ liệu khó so sánh hơn.
6. Sắp xếp dữ liệu hợp lý
Một biểu đồ được sắp xếp tốt sẽ giúp người xem nhanh chóng nhận ra:
Giá trị cao nhất.
Giá trị thấp nhất.
Xu hướng.
Tỷ trọng.
Sự thay đổi theo thời gian.
🎯 TỔNG KẾT PHẦN 9
Trong phần này, chúng ta đã học cách sử dụng biểu đồ và các công cụ trực quan hóa dữ liệu trong Excel.
| Bài | Nội dung |
|---|---|
| 76 | Tạo biểu đồ |
| 77 | Column và Bar Chart |
| 78 | Line Chart |
| 79 | Pie và Doughnut Chart |
| 80 | Combo Chart |
| 81 | Chỉnh sửa biểu đồ |
| 82 | Chart Elements |
| 83 | Data Labels |
| 84 | Sparklines |
| 85 | In-cell Charts và trình bày dữ liệu trực quan |
Sau khi hoàn thành Phần 9, bạn có thể lựa chọn và tạo các loại biểu đồ phù hợp, chỉnh sửa biểu đồ, thêm tiêu đề và nhãn dữ liệu, đồng thời sử dụng Sparklines và Conditional Formatting để trình bày dữ liệu trực quan hơn.
Phần tiếp theo — PHẦN 10: PIVOTTABLE VÀ PHÂN TÍCH DỮ LIỆU, chúng ta sẽ bắt đầu với PivotTable, một trong những công cụ quan trọng nhất của Excel để tổng hợp và phân tích những bảng dữ liệu lớn.
Không có nhận xét nào:
Đăng nhận xét