Trong Microsoft Word, Table (bảng) là công cụ quan trọng để trình bày dữ liệu theo hàng và cột.
Tables thường được sử dụng để tạo danh sách, bảng thống kê, bảng biểu, thời khóa biểu, báo cáo, biểu mẫu và nhiều loại tài liệu chuyên nghiệp khác.
Trong phần này, chúng ta sẽ học cách tạo, nhập dữ liệu, định dạng, chỉnh sửa và quản lý Table trong Word theo đúng các kỹ năng cần thiết cho Microsoft Office Specialist — Word.
51. Tạo Table
Table được tạo từ các Rows (dòng) và Columns (cột). Giao điểm giữa một dòng và một cột được gọi là Cell (ô).
Cách tạo Table
Vào:
Insert → Table
Word sẽ hiển thị một lưới để lựa chọn số dòng và số cột.
Ví dụ tạo bảng gồm 4 cột × 5 dòng:
┌──────────┬──────────┬──────────┬──────────┐
│ Họ tên │ Lớp │ Điểm │ Xếp loại │
├──────────┼──────────┼──────────┼──────────┤
│ Nguyễn A │ Word │ 90 │ Giỏi │
├──────────┼──────────┼──────────┼──────────┤
│ Trần B │ Word │ 85 │ Khá │
├──────────┼──────────┼──────────┼──────────┤
│ Lê C │ Word │ 78 │ Khá │
├──────────┼──────────┼──────────┼──────────┤
│ Phạm D │ Word │ 95 │ Giỏi │
└──────────┴──────────┴──────────┴──────────┘
Các thành phần của Table
Row: dòng.
Column: cột.
Cell: ô.
Table: toàn bộ bảng.
Ngoài cách chọn trực tiếp trên lưới, có thể sử dụng:
Insert → Table → Insert Table
Sau đó nhập:
Number of columns.
Number of rows.
Tạo Table bằng Draw Table
Word cũng cho phép vẽ bảng thủ công:
Insert → Table → Draw Table
Cách này phù hợp khi cần tạo bảng có cấu trúc đặc biệt.
52. Nhập dữ liệu vào Table
Sau khi tạo Table, có thể nhập dữ liệu trực tiếp vào từng ô.
Ví dụ:
Họ tên Điểm
Nguyễn Văn A 85
Trần Văn B 90
Lê Văn C 78
Di chuyển giữa các ô
Có thể sử dụng:
Tab
để chuyển sang ô tiếp theo.
Ví dụ:
Cell 1 → Tab → Cell 2 → Tab → Cell 3
Khi đang ở ô cuối cùng của bảng và nhấn Tab, Word sẽ tự động tạo thêm một dòng mới.
Một số phím thường dùng
| Phím | Chức năng |
|---|---|
| Tab | Sang ô kế tiếp |
| Shift + Tab | Quay lại ô trước |
| Enter | Xuống dòng trong cùng một ô |
| Arrow Keys | Di chuyển con trỏ |
| Ctrl + Tab | Chèn Tab trong ô |
Điểm cần chú ý là Enter trong Table không chuyển sang ô mới mà tạo thêm một đoạn văn bên trong cùng ô.
53. Chọn dòng, cột và ô
Khi làm việc với Table, cần biết cách chọn chính xác Cell, Row, Column hoặc toàn bộ Table.
Chọn một ô
Đưa chuột vào bên trái ô cần chọn rồi click khi con trỏ chuột chuyển thành mũi tên.
Chọn một dòng
Đưa chuột về phía bên trái dòng cần chọn rồi click.
Chọn một cột
Đưa chuột lên phía trên cột. Khi con trỏ chuyển thành mũi tên hướng xuống, click để chọn cột.
Chọn nhiều dòng hoặc cột
Giữ chuột và kéo qua các dòng hoặc cột cần chọn.
Chọn toàn bộ Table
Có thể click vào biểu tượng Table Move Handle ở góc trên bên trái của bảng.
Hoặc sử dụng:
Table Layout → Select → Select Table
Công cụ Select
Khi đặt con trỏ trong Table:
Table Layout → Select
có thể chọn:
Select Cell.
Select Row.
Select Column.
Select Table.
54. Thêm và xóa dòng, cột
Trong quá trình làm việc, số dòng hoặc cột của Table có thể cần thay đổi.
Thêm dòng
Đặt con trỏ vào dòng cần thêm.
Vào:
Table Layout → Insert Above
để thêm dòng phía trên.
Hoặc:
Table Layout → Insert Below
để thêm dòng phía dưới.
Thêm cột
Đặt con trỏ vào cột cần thêm.
Chọn:
Table Layout → Insert Left
hoặc:
Table Layout → Insert Right
Xóa dòng
Chọn dòng cần xóa:
Table Layout → Delete → Delete Rows
Xóa cột
Chọn cột:
Table Layout → Delete → Delete Columns
Xóa toàn bộ Table
Chọn:
Table Layout → Delete → Delete Table
Cần phân biệt giữa:
Xóa nội dung trong ô.
Xóa dòng.
Xóa cột.
Xóa toàn bộ Table.
Đây là một điểm rất dễ nhầm khi thực hiện bài thi MOS.
55. Merge và Split Cells
Merge Cells
Merge Cells dùng để gộp nhiều ô thành một ô lớn.
Ví dụ:
┌──────────┬──────────┬──────────┐
│ │ │ │
│ └──────────┴──────────┤
│ TIÊU ĐỀ BẢNG │
└────────────────────────────────┘
Chọn các ô cần gộp:
Table Layout → Merge Cells
Ví dụ:
┌────────┬────────┬────────┐
│ A │ B │ C │
└────────┴────────┴────────┘
Sau khi Merge:
┌──────────────────────────┐
│ A + B + C │
└──────────────────────────┘
Split Cells
Split Cells dùng để chia một ô thành nhiều ô.
Chọn ô:
Table Layout → Split Cells
Word sẽ yêu cầu nhập:
Number of columns.
Number of rows.
Ví dụ chia một ô thành 2 cột:
┌────────────┐
│ │
└────────────┘
thành:
┌──────┬──────┐
│ │ │
└──────┴──────┘
56. Thay đổi kích thước Table
Có thể thay đổi kích thước Table bằng cách điều chỉnh chiều rộng cột và chiều cao dòng.
Thay đổi chiều rộng cột
Đưa chuột vào đường phân cách giữa hai cột rồi kéo sang trái hoặc phải.
Thay đổi chiều cao dòng
Đưa chuột vào đường phân cách giữa hai dòng rồi kéo lên hoặc xuống.
Thiết lập kích thước chính xác
Chọn Table hoặc dòng/cột cần chỉnh.
Vào:
Table Layout → Cell Size
Tại đây có:
Height.
Width.
Có thể nhập giá trị chính xác thay vì kéo bằng chuột.
AutoFit
Word cung cấp các tùy chọn:
Table Layout → AutoFit
Gồm:
AutoFit Contents.
AutoFit Window.
Fixed Column Width.
AutoFit Contents
Cột tự động điều chỉnh theo nội dung.
AutoFit Window
Table tự động điều chỉnh theo chiều rộng trang.
Fixed Column Width
Giữ chiều rộng cột cố định.
57. Căn chỉnh nội dung trong Table
Nội dung trong Table có thể được căn theo chiều ngang và chiều dọc.
Khi chọn ô hoặc vùng ô, vào:
Table Layout → Alignment
Có 9 kiểu căn chỉnh.
┌──────────────┐
│ Top Left │
│ │
└──────────────┘
┌──────────────┐
│ │
│ Center │
│ │
└──────────────┘
┌──────────────┐
│ │
│ Bottom Right │
└──────────────┘
Các kiểu căn chỉnh
Align Top Left.
Align Top Center.
Align Top Right.
Align Center Left.
Align Center.
Align Center Right.
Align Bottom Left.
Align Bottom Center.
Align Bottom Right.
Đây là công cụ rất hữu ích khi cần căn nội dung chính xác trong các bảng biểu.
58. Borders và Shading cho Table
Borders
Borders dùng để tạo hoặc thay đổi đường viền của Table.
Chọn Table hoặc vùng cần định dạng.
Vào:
Table Design → Borders
Các lựa chọn thường gặp:
Bottom Border.
Top Border.
Left Border.
Right Border.
All Borders.
Inside Borders.
Outside Borders.
No Border.
Border Style
Có thể thay đổi:
Kiểu đường.
Độ dày đường.
Màu đường.
Các công cụ thường nằm trong nhóm:
Borders → Pen Style
Borders → Pen Weight
Borders → Pen Color
Shading
Shading dùng để tạo màu nền cho ô.
Chọn ô hoặc vùng ô:
Table Design → Shading
Ví dụ:
┌──────────────┬──────────────┐
│ HỌ VÀ TÊN │ ĐIỂM │
├──────────────┼──────────────┤
│ Nguyễn A │ 90 │
└──────────────┴──────────────┘
Có thể dùng Shading để làm nổi bật:
Tiêu đề.
Header.
Tổng số.
Các nhóm dữ liệu quan trọng.
59. Table Styles
Table Styles là các kiểu định dạng bảng được Word thiết kế sẵn.
Khi đặt con trỏ trong Table, Word hiển thị:
Table Design → Table Styles
Có thể chọn một Style có sẵn thay vì định dạng từng thành phần thủ công.
Table Style Options
Word cung cấp các tùy chọn như:
Header Row.
Total Row.
Banded Rows.
First Column.
Last Column.
Banded Columns.
Header Row
Dùng để định dạng riêng dòng đầu tiên của Table.
Ví dụ:
┌──────────────────────────────┐
│ HỌ TÊN │ LỚP │ ĐIỂM │ XẾP LOẠI │
├──────────────────────────────┤
│ Nguyễn A │ 12A │ 90 │ Giỏi │
└──────────────────────────────┘
Banded Rows
Tạo hiệu ứng xen kẽ giữa các dòng để bảng dễ đọc hơn.
Ví dụ:
Dòng 1 ─────────────
Dòng 2 ═════════════
Dòng 3 ─────────────
Dòng 4 ═════════════
Table Styles giúp định dạng bảng nhanh chóng và đồng nhất.
60. Sort dữ liệu trong Table
Word có thể sắp xếp dữ liệu trong Table.
Ví dụ:
Họ tên Điểm
Nguyễn A 75
Trần B 90
Lê C 82
Phạm D 95
Có thể sắp xếp theo điểm từ thấp đến cao:
Nguyễn A 75
Lê C 82
Trần B 90
Phạm D 95
Thực hiện Sort
Đặt con trỏ trong Table.
Vào:
Table Layout → Sort
Hộp thoại Sort xuất hiện.
Có thể lựa chọn:
Sort by.
Type.
Ascending.
Descending.
Ascending
Sắp xếp tăng dần.
Ví dụ:
1
2
3
4
5
Descending
Sắp xếp giảm dần.
Ví dụ:
5
4
3
2
1
Word có thể sắp xếp dữ liệu theo:
Text.
Number.
Date.
Khi Sort dữ liệu, cần chú ý lựa chọn đúng cột để tránh làm sai thứ tự thông tin.
61. Repeat Header Rows
Khi Table kéo dài qua nhiều trang, dòng tiêu đề có thể được lặp lại ở đầu mỗi trang.
Ví dụ:
Trang 1
┌──────────┬──────────┬──────────┐
│ HỌ TÊN │ LỚP │ ĐIỂM │
├──────────┼──────────┼──────────┤
│ Nguyễn A │ 12A │ 90 │
│ Trần B │ 12B │ 85 │
│ ... │ ... │ ... │
└──────────┴──────────┴──────────┘
Khi bảng sang trang 2, Word có thể tự động lặp lại:
Trang 2
┌──────────┬──────────┬──────────┐
│ HỌ TÊN │ LỚP │ ĐIỂM │
├──────────┼──────────┼──────────┤
│ Lê C │ 12C │ 88 │
│ Phạm D │ 12D │ 92 │
└──────────┴──────────┴──────────┘
Cách thực hiện
Chọn dòng tiêu đề.
Vào:
Table Layout → Repeat Header Rows
Hoặc:
Table Properties → Row → Repeat as header row at the top of each page
Tính năng này đặc biệt hữu ích với các bảng dữ liệu dài.
62. Chuyển đổi Text ↔ Table
Microsoft Word cho phép chuyển đổi giữa văn bản và Table.
Có hai hướng:
Text → Table
và
Table → Text
Chuyển Text thành Table
Ví dụ văn bản:
Nguyễn A 90 Giỏi
Trần B 85 Khá
Lê C 95 Giỏi
Các dữ liệu có thể được phân cách bằng:
Tab.
Comma.
Paragraph.
Một ký tự phân cách khác.
Chọn văn bản.
Vào:
Insert → Table → Convert Text to Table
Word sẽ mở hộp thoại Convert Text to Table.
Tại phần:
Separate text at
có thể chọn:
Paragraphs.
Tabs.
Commas.
Other.
Sau khi chuyển đổi:
┌──────────┬──────┬────────┐
│ Nguyễn A │ 90 │ Giỏi │
├──────────┼──────┼────────┤
│ Trần B │ 85 │ Khá │
├──────────┼──────┼────────┤
│ Lê C │ 95 │ Giỏi │
└──────────┴──────┴────────┘
Chuyển Table thành Text
Chọn Table.
Vào:
Table Layout → Convert to Text
Word sẽ yêu cầu lựa chọn ký tự phân cách.
Có thể chọn:
Paragraph marks.
Tabs.
Commas.
Other.
Ví dụ Table:
┌──────────┬──────┬────────┐
│ Nguyễn A │ 90 │ Giỏi │
├──────────┼──────┼────────┤
│ Trần B │ 85 │ Khá │
└──────────┴──────┴────────┘
Sau khi Convert to Text với Tabs:
Nguyễn A 90 Giỏi
Trần B 85 Khá
Đây là kỹ năng quan trọng khi cần chuyển đổi dữ liệu giữa dạng văn bản và bảng.
🎯 TỔNG KẾT PHẦN 6
Trong PHẦN 6 — BẢNG TABLES, chúng ta đã học đầy đủ các thao tác:
Tạo Table.
Nhập dữ liệu vào Table.
Chọn dòng, cột và ô.
Thêm và xóa dòng, cột.
Merge và Split Cells.
Thay đổi kích thước Table.
Căn chỉnh nội dung trong Table.
Borders và Shading cho Table.
Table Styles.
Sort dữ liệu trong Table.
Repeat Header Rows.
Chuyển đổi Text ↔ Table.
Đây là nhóm kỹ năng rất quan trọng khi làm việc với Tables trong Microsoft Word, đồng thời là nền tảng để thực hiện các bài thực hành và bài thi MOS Word ở những phần tiếp theo.
Không có nhận xét nào:
Đăng nhận xét