Microsoft Word cung cấp nhóm công cụ Review để kiểm tra nội dung, phát hiện lỗi, đếm từ, tra cứu từ đồng nghĩa, dịch văn bản, thêm Comments, theo dõi thay đổi và so sánh tài liệu.
101. Spelling & Grammar
Spelling & Grammar dùng để kiểm tra lỗi chính tả và ngữ pháp trong tài liệu.
Trong Word, có thể kiểm tra lỗi bằng:
Review → Spelling & Grammar
Tùy phiên bản Word, công cụ này có thể hiển thị dưới tên:
Editor
Word sẽ kiểm tra nội dung và đưa ra các đề xuất sửa lỗi.
Kiểm tra chính tả
Khi phát hiện từ có khả năng sai chính tả, Word có thể đánh dấu từ đó bằng đường gạch chân.
Ví dụ:
Microsoft Wrod
~~~~Word có thể đề xuất:
WordKiểm tra ngữ pháp
Word cũng có thể phát hiện một số vấn đề về ngữ pháp và cách diễn đạt.
Có thể xem đề xuất bằng cách:
Click phải vào nội dung được đánh dấu.
Chọn đề xuất phù hợp.
Các lựa chọn thường gặp
Tùy trường hợp, Word có thể cung cấp:
Change.
Ignore Once.
Ignore All.
Add to Dictionary.
Lưu ý
Công cụ kiểm tra phụ thuộc vào ngôn ngữ kiểm tra được thiết lập cho tài liệu.
102. Word Count
Word Count dùng để đếm số lượng từ và các thông tin thống kê trong tài liệu.
Có thể truy cập:
Review → Word Count
Hoặc xem thông tin Word Count trên Status Bar ở phía dưới cửa sổ Word.
Word Count có thể hiển thị các thông tin như:
Pages.
Words.
Characters (with spaces).
Characters (without spaces).
Paragraphs.
Lines.
Ví dụ:
Pages: 10
Words: 2,350
Characters: 13,420
Paragraphs: 85
Lines: 420Đếm một phần nội dung
Nếu chọn một đoạn văn trước khi mở Word Count, Word có thể hiển thị số từ của phần được chọn bên cạnh tổng số từ của tài liệu.
Ví dụ:
Selection: 250 words
Document: 2,350 wordsTính năng này hữu ích khi tài liệu có yêu cầu giới hạn số lượng từ.
103. Thesaurus
Thesaurus dùng để tìm các từ đồng nghĩa hoặc những từ có liên quan.
Để sử dụng:
Review → Thesaurus
Hoặc click phải vào một từ và chọn:
Synonyms
Ví dụ:
importantThesaurus có thể đưa ra những từ liên quan hoặc đồng nghĩa tùy theo ngữ cảnh và ngôn ngữ.
Sử dụng Thesaurus
Bước 1: Chọn hoặc đặt con trỏ tại từ cần tra cứu.
Bước 2: Vào:
Review → Thesaurus
Bước 3: Xem danh sách từ được đề xuất.
Bước 4: Chọn từ phù hợp nếu muốn thay thế.
Thesaurus đặc biệt hữu ích khi muốn tránh lặp từ trong tài liệu.
104. Translate
Microsoft Word cung cấp công cụ Translate để dịch nội dung.
Vào:
Review → Translate
Có thể sử dụng các lựa chọn như:
Translate Selection.
Translate Document.
Translate Selection
Dùng để dịch phần văn bản được chọn.
Ví dụ:
Microsoft Word is a word processor.Có thể dịch sang ngôn ngữ được lựa chọn.
Translate Document
Dùng để dịch toàn bộ tài liệu.
Word sẽ sử dụng dịch vụ dịch trực tuyến nếu tính năng này được hỗ trợ và thiết bị có kết nối Internet.
Chọn ngôn ngữ
Có thể lựa chọn:
Ngôn ngữ nguồn.
Ngôn ngữ đích.
Cần kiểm tra lại bản dịch trước khi sử dụng chính thức vì kết quả dịch tự động có thể cần chỉnh sửa.
105. Comments
Comments cho phép thêm nhận xét vào tài liệu mà không cần thay đổi trực tiếp nội dung chính.
Comments thường được sử dụng khi nhiều người cùng kiểm tra hoặc chỉnh sửa tài liệu.
Thêm Comment
Chọn đoạn văn bản cần nhận xét.
Vào:
Review → New Comment
Sau đó nhập nội dung Comment.
Ví dụ:
Văn bản cần kiểm tra.
└── Comment:
Kiểm tra lại số liệu này.Trong một số phiên bản Word, có thể sử dụng:
Ctrl + Alt + M
để thêm Comment.
Trả lời Comment
Có thể chọn:
Reply
để phản hồi một Comment.
Ví dụ:
Comment:
Kiểm tra lại tiêu đề.
Reply:
Đã kiểm tra và cập nhật.Resolve Comment
Sau khi xử lý xong Comment, có thể đánh dấu Comment là đã giải quyết bằng:
Resolve
Comment được giữ lại trong lịch sử nhưng được đánh dấu là đã xử lý.
106. Track Changes
Track Changes dùng để theo dõi những thay đổi được thực hiện trong tài liệu.
Tính năng này đặc biệt hữu ích khi nhiều người cùng chỉnh sửa một tài liệu.
Để bật:
Review → Track Changes
Khi bật Track Changes, Word sẽ ghi nhận các thay đổi như:
Nội dung được thêm.
Nội dung bị xóa.
Một số thay đổi định dạng.
Ví dụ:
Văn bản ban đầu:
Microsoft Word là phần mềm xử lý văn bản.
Sau khi chỉnh sửa:
Microsoft Word là phần mềm xử lý tài liệu.
^^^^^^^^^^^^^^^^^^
Nội dung thay đổiWord có thể hiển thị phần thay đổi bằng các dấu hiệu trực quan.
Tắt Track Changes
Vào:
Review → Track Changes
để tắt chế độ theo dõi.
Lưu ý: tắt Track Changes không tự động xóa các thay đổi đã được ghi nhận. Các thay đổi vẫn cần được Accept hoặc Reject.
107. Accept và Reject Changes
Sau khi sử dụng Track Changes, người kiểm tra có thể quyết định giữ hoặc loại bỏ từng thay đổi.
Accept
Accept dùng để chấp nhận thay đổi.
Vào:
Review → Accept
Có thể lựa chọn:
Accept and Move to Next.
Accept This Change.
Accept All Changes.
Accept All Changes and Stop Tracking.
Ví dụ:
Bản gốc:
Microsoft Word là phần mềm văn bản.
Thay đổi:
Microsoft Word là phần mềm xử lý văn bản.Nếu chọn Accept, nội dung mới sẽ trở thành nội dung chính thức.
Reject
Reject dùng để từ chối thay đổi.
Vào:
Review → Reject
Có thể lựa chọn:
Reject and Move to Next.
Reject This Change.
Reject All Changes.
Reject All Changes and Stop Tracking.
Khi Reject, Word sẽ khôi phục nội dung theo trạng thái trước khi thay đổi.
Lưu ý
Khi làm việc với tài liệu có Track Changes, cần kiểm tra kỹ từng thay đổi trước khi sử dụng:
Accept All Changes
hoặc:
Reject All Changes
108. Compare Documents
Compare Documents dùng để so sánh hai phiên bản tài liệu và xác định những điểm khác nhau.
Vào:
Review → Compare → Compare
Word yêu cầu chọn:
Original document.
Revised document.
Ví dụ:
Tài liệu gốc
│
│
▼
COMPARE
▲
│
│
Tài liệu sửa đổiWord sẽ tạo một tài liệu so sánh và hiển thị những điểm khác nhau.
Có thể phát hiện:
Nội dung thêm.
Nội dung xóa.
Thay đổi định dạng.
Những thay đổi khác giữa hai phiên bản.
Ví dụ
Tài liệu gốc:
Microsoft Word là phần mềm văn bản.Tài liệu sửa đổi:
Microsoft Word là phần mềm xử lý văn bản.Compare sẽ cho biết phần:
xử lýđã được thêm vào.
Tính năng này rất hữu ích khi cần kiểm tra sự khác biệt giữa hai phiên bản tài liệu.
109. Protect Document
Protect Document dùng để bảo vệ tài liệu và hạn chế những thay đổi không mong muốn.
Vào:
Review → Protect
Tùy phiên bản Word, có thể có các tùy chọn bảo vệ khác nhau.
Một trong những cách bảo vệ phổ biến là đặt mật khẩu để hạn chế việc chỉnh sửa.
Protect Document
Có thể sử dụng:
Review → Protect → Restrict Editing
Sau đó thiết lập những giới hạn phù hợp.
Ngoài ra, Word có thể hỗ trợ các hình thức bảo vệ bằng mật khẩu tùy loại tài liệu và phiên bản.
Mục đích bảo vệ
Protect Document có thể được sử dụng để:
Hạn chế chỉnh sửa.
Chỉ cho phép một số loại chỉnh sửa.
Bảo vệ nội dung tài liệu.
Yêu cầu mật khẩu khi thay đổi thiết lập bảo vệ.
Cần ghi nhớ mật khẩu đã đặt vì việc khôi phục quyền chỉnh sửa có thể phụ thuộc vào phương thức bảo vệ được sử dụng.
110. Restrict Editing
Restrict Editing cho phép giới hạn những gì người khác có thể chỉnh sửa trong tài liệu.
Vào:
Review → Restrict Editing
Word mở khu vực Restrict Editing.
Có thể thiết lập các tùy chọn liên quan đến:
Editing restrictions
Ví dụ có thể giới hạn người dùng:
No changes (Read only).
Tracked changes.
Comments.
Filling in forms.
No changes (Read only)
Người dùng có thể đọc tài liệu nhưng không được chỉnh sửa nội dung thông thường.
Tracked changes
Chỉ cho phép thay đổi dưới dạng Track Changes.
Comments
Cho phép người dùng thêm Comments thay vì sửa trực tiếp nội dung.
Filling in forms
Cho phép người dùng điền vào các vùng biểu mẫu được thiết lập.
Sau khi thiết lập giới hạn, có thể chọn:
Yes, Start Enforcing Protection
Word có thể yêu cầu đặt mật khẩu để bảo vệ các thiết lập.
Ví dụ:
TÀI LIỆU
Nội dung chính
│
├── Chỉ đọc
├── Track Changes
├── Comments
└── Filling in formsRestrict Editing đặc biệt hữu ích khi tài liệu cần được phân phối cho nhiều người nhưng không muốn họ tự do thay đổi toàn bộ nội dung.
🎯 TỔNG KẾT PHẦN 11
Trong PHẦN 11 — REVIEW VÀ CỘNG TÁC, chúng ta đã học đúng 10 nội dung từ bài 101 đến bài 110:
101. Spelling & Grammar
102. Word Count
103. Thesaurus
104. Translate
105. Comments
106. Track Changes
107. Accept và Reject Changes
108. Compare Documents
109. Protect Document
110. Restrict Editing
Đây là toàn bộ nội dung của PHẦN 11, đúng theo mục lục ban đầu và đúng số thứ tự 101 → 110.
Không có nhận xét nào:
Đăng nhận xét