NTM Solutions

Thứ Bảy, 22 tháng 8, 2026

📘 PHẦN 5 — STYLES VÀ THEMES

Trong Microsoft Word, Styles và Themes giúp định dạng tài liệu một cách nhanh chóng, đồng bộ và chuyên nghiệp.

Đặc biệt khi làm việc với tài liệu dài, việc sử dụng Styles sẽ giúp:

  • Định dạng tiêu đề đồng nhất.

  • Quản lý cấu trúc tài liệu.

  • Di chuyển nhanh giữa các phần.

  • Tạo mục lục tự động.

  • Thay đổi định dạng hàng loạt.

  • Tiết kiệm thời gian khi chỉnh sửa tài liệu.

Trong phần này, chúng ta sẽ học đúng 10 nội dung:

41. Styles là gì?
42. Sử dụng Heading Styles
43. Tạo và chỉnh sửa Style
44. Modify Styles
45. Create New Style
46. Themes
47. Document Formatting
48. Navigation Pane
49. Quản lý cấu trúc tài liệu bằng Heading
50. Tạo mục lục tự động

41. Styles là gì?

41.1. Styles là gì?

Style là một tập hợp các thuộc tính định dạng được lưu lại và áp dụng cho văn bản.

Một Style có thể bao gồm:

  • Font.

  • Font Size.

  • Bold.

  • Italic.

  • Font Color.

  • Paragraph Alignment.

  • Line Spacing.

  • Paragraph Spacing.

  • Indent.

Thay vì phải định dạng từng thuộc tính riêng lẻ, chúng ta chỉ cần áp dụng một Style.

41.2. Styles nằm ở đâu?

Styles nằm trong:

Home → Styles

Word cung cấp nhiều Style có sẵn như:

  • Normal.

  • No Spacing.

  • Title.

  • Subtitle.

  • Heading 1.

  • Heading 2.

  • Heading 3.

41.3. Ví dụ

Giả sử tài liệu có:

MICROSOFT WORD
Định dạng văn bản
Định dạng đoạn văn
Page Setup

Thay vì định dạng từng tiêu đề bằng tay, có thể sử dụng:

MICROSOFT WORD
→ Title

Định dạng văn bản
→ Heading 1

Định dạng đoạn văn
→ Heading 1

Page Setup
→ Heading 1

Các tiêu đề sẽ có định dạng đồng nhất.

41.4. Ưu điểm của Styles

Styles đặc biệt hữu ích với tài liệu dài.

Ví dụ có 50 tiêu đề Heading 1.

Nếu muốn thay đổi Font của toàn bộ 50 tiêu đề, chỉ cần thay đổi Style Heading 1.

Không cần chỉnh từng tiêu đề.

42. Sử dụng Heading Styles

Heading Styles là nhóm Style quan trọng nhất khi xây dựng cấu trúc tài liệu.

Các Heading phổ biến:

  • Heading 1.

  • Heading 2.

  • Heading 3.

  • Heading 4.

  • Heading 5.

42.1. Heading 1

Heading 1 thường dùng cho tiêu đề cấp cao nhất.

Ví dụ:

1. Microsoft Word
2. Microsoft Excel
3. Microsoft PowerPoint

42.2. Heading 2

Heading 2 dùng cho nội dung con của Heading 1.

Ví dụ:

1. Microsoft Word

   1.1. Định dạng văn bản
   1.2. Định dạng đoạn văn
   1.3. Page Setup

42.3. Heading 3

Heading 3 dùng cho cấp nhỏ hơn.

Ví dụ:

1. Microsoft Word

   1.1. Định dạng văn bản

       1.1.1. Font
       1.1.2. Font Size
       1.1.3. Bold

42.4. Áp dụng Heading

Bước 1

Chọn tiêu đề.

Bước 2

Vào:

Home → Styles

Bước 3

Chọn:

Heading 1

hoặc:

Heading 2

hoặc:

Heading 3

42.5. Tại sao Heading quan trọng?

Heading không chỉ làm cho tiêu đề đẹp hơn.

Word còn sử dụng Heading để:

  • Xây dựng cấu trúc tài liệu.

  • Hiển thị trong Navigation Pane.

  • Tạo mục lục tự động.

  • Điều hướng giữa các phần.

  • Quản lý tài liệu dài.

Đây là lý do khi làm tài liệu dài không nên chỉ dùng Bold và tăng Font Size để tạo tiêu đề.

43. Tạo và chỉnh sửa Style

Word cho phép người dùng tạo và chỉnh sửa Style theo nhu cầu.

43.1. Chỉnh sửa Style có sẵn

Ví dụ muốn thay đổi Style:

Heading 1

Có thể nhấp chuột phải vào:

Heading 1 → Modify

Sau đó thay đổi:

  • Font.

  • Size.

  • Bold.

  • Italic.

  • Color.

  • Alignment.

43.2. Ví dụ

Style Heading 1 ban đầu:

Heading 1
Arial
16 pt
Bold

Có thể thay đổi thành:

Heading 1
Aptos
18 pt
Bold
Blue

Sau khi thay đổi Style, tất cả các nội dung đang sử dụng Heading 1 sẽ được cập nhật theo.

43.3. Format

Trong hộp thoại Modify Style, có thể thiết lập nhanh:

  • Font.

  • Size.

  • Bold.

  • Italic.

  • Underline.

  • Font Color.

  • Alignment.

43.4. Format → Paragraph

Có thể mở:

Format → Paragraph

để thiết lập:

  • Alignment.

  • Indentation.

  • Spacing.

  • Line Spacing.

Điều này cho phép kiểm soát Style chi tiết hơn.

44. Modify Styles

Modify Style dùng để thay đổi một Style đã tồn tại.

44.1. Ví dụ

Tài liệu có:

Heading 1
Heading 1
Heading 1
Heading 1
Heading 1

Tất cả đều đang sử dụng cùng một Style.

Nếu muốn thay đổi toàn bộ tiêu đề:

Right Click Heading 1 → Modify

Sau đó thay đổi Font Size từ:

16 pt

thành:

18 pt

Toàn bộ Heading 1 sẽ thay đổi.

44.2. Automatically update

Trong hộp thoại Modify Style có tùy chọn:

Automatically update

Tùy chọn này cho phép Word tự động cập nhật Style khi định dạng trực tiếp được thay đổi.

Khi làm bài thi MOS, cần đọc kỹ yêu cầu trước khi sử dụng tùy chọn này.

44.3. Style based on

Một Style có thể dựa trên một Style khác.

Ví dụ:

Heading 2
   ↓
dựa trên một Style khác

Điều này giúp các Style trong tài liệu có mối quan hệ với nhau.

44.4. Style for following paragraph

Tùy chọn:

Style for following paragraph

xác định Style được áp dụng cho đoạn tiếp theo khi nhấn Enter.

Ví dụ:

Heading 1
↓ Enter
Normal

Sau khi nhập tiêu đề Heading 1 và nhấn Enter, đoạn tiếp theo có thể tự động chuyển về Normal.

45. Create New Style

Ngoài các Style có sẵn, Word cho phép tạo Style mới.

45.1. Tạo Style mới

Trong nhóm Styles:

Home → Styles → Create a Style

hoặc mở rộng hộp Styles rồi chọn:

New Style

45.2. Đặt tên Style

Ví dụ:

Tên Style:

TieuDeKhoaHoc

45.3. Thiết lập định dạng

Có thể thiết lập:

  • Font.

  • Size.

  • Bold.

  • Italic.

  • Color.

  • Alignment.

  • Spacing.

  • Indentation.

Ví dụ:

TieuDeKhoaHoc

Font: Aptos
Size: 20 pt
Bold: Yes
Alignment: Center

45.4. Sử dụng Style mới

Sau khi tạo, Style sẽ xuất hiện trong danh sách Styles.

Chọn nội dung rồi chọn:

TieuDeKhoaHoc

Word sẽ áp dụng toàn bộ định dạng đã thiết lập.

45.5. Lợi ích

Nếu tài liệu có nhiều tiêu đề giống nhau, Style mới giúp đảm bảo:

Tất cả tiêu đề có cùng một định dạng.

Khi cần thay đổi, chỉ cần sửa Style.

46. Themes

46.1. Theme là gì?

Theme là bộ thiết lập thiết kế tổng thể cho tài liệu.

Theme có thể bao gồm:

  • Theme Colors.

  • Theme Fonts.

  • Theme Effects.

Theme giúp toàn bộ tài liệu có thiết kế đồng nhất.

46.2. Chọn Theme

Vào:

Design → Themes

Word cung cấp nhiều Theme có sẵn.

Chọn một Theme sẽ làm thay đổi diện mạo tổng thể của tài liệu.

46.3. Theme Colors

Theme Colors xác định hệ thống màu được sử dụng trong tài liệu.

Ví dụ:

  • Màu tiêu đề.

  • Màu liên kết.

  • Màu Accent.

  • Màu biểu đồ.

46.4. Theme Fonts

Theme Fonts xác định Font cho tài liệu.

Một Theme thường có:

  • Heading Font.

  • Body Font.

Ví dụ:

Heading Font: Aptos Display
Body Font: Aptos

46.5. Theme Effects

Theme Effects xác định một số hiệu ứng đồ họa được sử dụng trong tài liệu.

Có thể ảnh hưởng đến:

  • Shapes.

  • SmartArt.

  • Charts.

  • Một số đối tượng đồ họa.

47. Document Formatting

Document Formatting là khu vực trong tab Design dùng để áp dụng nhanh các thiết lập định dạng tổng thể cho tài liệu.

Các thành phần quan trọng gồm:

  • Document Formatting.

  • Colors.

  • Fonts.

  • Paragraph Spacing.

  • Effects.

  • Set as Default.

47.1. Document Formatting

Chọn:

Design → Document Formatting

Word cung cấp nhiều bộ định dạng có sẵn.

Các bộ này có thể thay đổi đồng thời:

  • Font.

  • Spacing.

  • Màu sắc.

  • Kiểu tiêu đề.

47.2. Colors

Chọn:

Design → Colors

Có thể thay đổi bảng màu của Theme.

47.3. Fonts

Chọn:

Design → Fonts

Có thể thay đổi hệ thống Font của tài liệu.

47.4. Paragraph Spacing

Chọn:

Design → Paragraph Spacing

Có thể áp dụng nhanh các thiết lập khoảng cách đoạn.

Ví dụ:

  • Compact.

  • Tight.

  • Open.

  • Relaxed.

  • Double.

47.5. Set as Default

Nếu muốn sử dụng một bộ định dạng làm mặc định cho các tài liệu mới, có thể sử dụng:

Set as Default

Tính năng này cần sử dụng cẩn thận vì nó có thể ảnh hưởng đến các tài liệu được tạo sau đó.

48. Navigation Pane

48.1. Navigation Pane là gì?

Navigation Pane là bảng điều hướng giúp tìm kiếm và di chuyển nhanh trong tài liệu.

Có thể mở bằng:

View → Navigation Pane

hoặc:

Ctrl + F

Sau đó chọn khu vực Headings.

48.2. Navigation Pane và Heading

Nếu tài liệu sử dụng:

  • Heading 1.

  • Heading 2.

  • Heading 3.

Navigation Pane sẽ hiển thị cấu trúc Heading.

Ví dụ:

Microsoft Word
    Định dạng văn bản
        Font
        Font Size
    Định dạng đoạn văn
        Alignment
        Line Spacing
    Page Setup

48.3. Điều hướng tài liệu

Chỉ cần nhấp vào một Heading trong Navigation Pane.

Word sẽ đưa con trỏ đến vị trí tương ứng trong tài liệu.

Điều này đặc biệt hữu ích với tài liệu:

  • 50 trang.

  • 100 trang.

  • 200 trang.

48.4. Tìm kiếm nội dung

Navigation Pane cũng có thể dùng để tìm kiếm.

Nhập từ khóa vào ô tìm kiếm.

Word sẽ hiển thị các kết quả tương ứng trong tài liệu.

49. Quản lý cấu trúc tài liệu bằng Heading

Heading không chỉ dùng để làm đẹp tiêu đề.

Heading là công cụ giúp Word hiểu cấu trúc của tài liệu.

49.1. Cấu trúc Heading

Ví dụ:

Heading 1
1. Microsoft Word

    Heading 2
    1.1. Định dạng văn bản

        Heading 3
        1.1.1. Font

        Heading 3
        1.1.2. Font Size

    Heading 2
    1.2. Định dạng đoạn văn

Cấu trúc này giúp Word phân biệt:

  • Phần lớn.

  • Phần nhỏ.

  • Nội dung con.

49.2. Di chuyển Heading

Trong Navigation Pane, có thể kéo Heading để thay đổi vị trí trong tài liệu.

Ví dụ:

1. Microsoft Word
2. Microsoft Excel
3. Microsoft PowerPoint

Có thể đưa:

Microsoft PowerPoint

lên trước:

Microsoft Excel

Word có thể di chuyển toàn bộ nội dung thuộc Heading đó.

49.3. Thu gọn và mở rộng nội dung

Heading cho phép thu gọn hoặc mở rộng nội dung.

Ví dụ:

▼ 1. Microsoft Word
      Nội dung...
      Nội dung...
      Nội dung...

▶ 2. Microsoft Excel

Có thể thu gọn một phần lớn tài liệu để dễ quản lý.

49.4. Promote và Demote Heading

Có thể thay đổi cấp Heading.

Ví dụ:

Heading 2

có thể chuyển thành:

Heading 1

hoặc:

Heading 3

Từ đó thay đổi cấu trúc của tài liệu.

49.5. Heading và Multilevel List

Heading có thể kết hợp với Multilevel List để tạo cấu trúc:

1. Microsoft Word
    1.1. Định dạng văn bản
        1.1.1. Font
        1.1.2. Font Size

2. Microsoft Excel
    2.1. Worksheet
    2.2. Formula

Đây là cách rất hiệu quả để xây dựng tài liệu dài.

50. Tạo mục lục tự động

Đây là một trong những ứng dụng quan trọng nhất của Heading Styles.

Nếu tài liệu đã sử dụng:

  • Heading 1.

  • Heading 2.

  • Heading 3.

Word có thể tự động tạo Table of Contents.

50.1. Chuẩn bị Heading

Ví dụ:

Heading 1
1. Microsoft Word

Heading 2
1.1. Định dạng văn bản

Heading 2
1.2. Định dạng đoạn văn

Heading 1
2. Microsoft Excel

50.2. Chèn mục lục

Đặt con trỏ tại vị trí muốn tạo mục lục.

Sau đó chọn:

References → Table of Contents

Chọn một mẫu mục lục tự động.

Word sẽ dựa trên Heading để tạo mục lục.

50.3. Ví dụ

Word có thể tạo:

MỤC LỤC

1. Microsoft Word ........................ 1
   1.1. Định dạng văn bản ............... 3
   1.2. Định dạng đoạn văn .............. 8

2. Microsoft Excel ...................... 15
   2.1. Worksheet ....................... 17
   2.2. Formula ......................... 20

Số trang được Word tự động xác định.

50.4. Update Table

Khi nội dung tài liệu thay đổi, số trang có thể thay đổi.

Khi đó cần cập nhật mục lục.

Chọn:

References → Update Table

Có hai lựa chọn thường gặp:

Update page numbers only

→ Chỉ cập nhật số trang.

Update entire table

→ Cập nhật toàn bộ mục lục.

50.5. Custom Table of Contents

Có thể chọn:

References → Table of Contents → Custom Table of Contents

Tại đây có thể thiết lập:

  • Show page numbers.

  • Right align page numbers.

  • Tab leader.

  • Show levels.

  • Formats.

Ví dụ:

Show levels: 3

sẽ hiển thị:

  • Heading 1.

  • Heading 2.

  • Heading 3.

50.6. Xóa mục lục

Chọn:

References → Table of Contents → Remove Table of Contents

Word sẽ xóa mục lục tự động.

🎯 BÀI THỰC HÀNH PHẦN 5

Tạo tài liệu với cấu trúc:

MICROSOFT WORD

1. Định dạng văn bản

1.1. Font
1.2. Font Size
1.3. Bold
1.4. Italic

2. Định dạng đoạn văn

2.1. Alignment
2.2. Line Spacing
2.3. Indent

3. Page Setup

3.1. Page Size
3.2. Margins
3.3. Orientation

Thực hiện các yêu cầu:

Yêu cầu 1

Áp dụng:

Heading 1

cho:

  • Định dạng văn bản.

  • Định dạng đoạn văn.

  • Page Setup.

Yêu cầu 2

Áp dụng:

Heading 2

cho các nội dung cấp con.

Yêu cầu 3

Mở:

Navigation Pane

và kiểm tra cấu trúc Heading.

Yêu cầu 4

Chỉnh sửa Heading 1 để:

  • Font lớn hơn.

  • Bold.

  • Có màu chữ.

  • Có khoảng cách trước và sau.

Yêu cầu 5

Tạo một Custom Style cho tiêu đề tài liệu.

Yêu cầu 6

Thay đổi Theme của tài liệu.

Yêu cầu 7

Thay đổi:

Theme Colors

Yêu cầu 8

Thay đổi:

Theme Fonts

Yêu cầu 9

Sử dụng Heading để xây dựng cấu trúc tài liệu.

Yêu cầu 10

Tạo Table of Contents tự động.

Sau đó chỉnh sửa nội dung tài liệu và thực hiện:

Update Entire Table

để cập nhật mục lục.

📝 TỔNG HỢP PHẦN 5

Nội dungChức năng
StylesĐịnh dạng nội dung theo bộ Style
Heading StylesTạo cấu trúc tiêu đề
Modify StylesChỉnh sửa Style
Create New StyleTạo Style mới
ThemesThiết kế tổng thể tài liệu
Document FormattingĐịnh dạng tổng thể
Navigation PaneĐiều hướng tài liệu
Heading StructureQuản lý cấu trúc tài liệu
Table of ContentsTạo mục lục tự động

🎯 KIẾN THỨC CẦN NHỚ

Styles

→ Bộ định dạng được lưu sẵn.

Heading 1

→ Tiêu đề cấp cao.

Heading 2

→ Tiêu đề cấp con.

Heading 3

→ Tiêu đề cấp nhỏ hơn.

Modify Style

→ Chỉnh sửa Style có sẵn.

Create New Style

→ Tạo Style mới.

Themes

→ Thiết lập thiết kế tổng thể.

Navigation Pane

→ Điều hướng và quản lý tài liệu.

Heading

→ Xây dựng cấu trúc tài liệu.

Table of Contents

→ Tạo mục lục tự động dựa trên Heading.

🎓 KẾT LUẬN

Trong Phần 5 — Styles và Themes, chúng ta đã học cách sử dụng Styles, Heading, Themes và Navigation Pane để quản lý tài liệu một cách chuyên nghiệp.

Đặc biệt cần ghi nhớ mối quan hệ:

Heading → Navigation Pane → Table of Contents

Khi sử dụng Heading đúng cách, Word có thể tự động hiểu cấu trúc tài liệu và tạo mục lục, cập nhật số trang cũng như hỗ trợ điều hướng trong những tài liệu dài.

📘 PHẦN 6 — BẢNG VÀ DỮ LIỆU

51. Tạo bảng
52. Chèn và xóa hàng, cột
53. Thay đổi kích thước bảng
54. Merge và Split Cells
55. Table Styles
56. Borders và Shading trong bảng
57. Căn chỉnh nội dung trong bảng
58. Sort dữ liệu trong bảng
59. Repeat Header Rows
60. Convert Text to Table và Table to Text

at
Từ điển
Labels:

Không có nhận xét nào:

Đăng nhận xét

Đăng ký: Đăng Nhận xét (Atom)
Facebook Youtube RSS