NTM Solutions

Thứ Bảy, 22 tháng 8, 2026

📘 PHẦN 2 — ĐỊNH DẠNG VĂN BẢN

Định dạng văn bản là một trong những nhóm kỹ năng quan trọng nhất trong Microsoft Word.

Một văn bản sau khi nhập thường chỉ là nội dung chữ đơn thuần. 

Để tài liệu trở nên rõ ràng, chuyên nghiệp và đúng yêu cầu bài thi MOS, chúng ta cần biết cách thay đổi:

  • Font chữ

  • Kích thước chữ

  • Kiểu chữ

  • Màu chữ

  • Màu nền chữ

  • Hiệu ứng chữ

  • Chữ hoa, chữ thường

  • Định dạng đồng loạt

  • Xóa định dạng

  • Tìm kiếm và thay thế nội dung

Trong phần này, chúng ta lần lượt học các kỹ năng từ 11 đến 20.

11. Định dạng Font chữ

11.1. Font chữ là gì?

Font là kiểu thiết kế của các ký tự trong văn bản.

Ví dụ:

  • Arial

  • Calibri

  • Aptos

  • Times New Roman

  • Verdana

  • Georgia

Mỗi Font có hình dáng khác nhau.

Ví dụ:

Microsoft Word
Microsoft Word
Microsoft Word

Ba dòng trên có thể sử dụng ba Font khác nhau.

11.2. Thay đổi Font chữ

Để thay đổi Font:

Bước 1

Chọn đoạn văn bản cần định dạng.

Bước 2

Vào:

Home → Font

Bước 3

Chọn Font mong muốn.

Có thể sử dụng hộp Font trên Ribbon hoặc mở rộng danh sách Font để xem thêm.

11.3. Thay đổi Font bằng phím tắt

Word cung cấp một số phím tắt hỗ trợ định dạng nhanh.

Ví dụ:

Ctrl + Shift + F

mở tùy chọn Font.

Ngoài ra, có thể sử dụng bàn phím để di chuyển và chọn Font trong hộp Font.

11.4. Lưu ý khi chọn Font

Không nên sử dụng quá nhiều Font khác nhau trong cùng một tài liệu.

Một tài liệu chuyên nghiệp thường chỉ sử dụng một số Font phù hợp cho:

  • Tiêu đề

  • Nội dung

  • Chú thích

Khi làm bài thi MOS, quan trọng nhất là thực hiện đúng yêu cầu đề bài, không tự ý thay đổi Font nếu đề không yêu cầu.

12. Cỡ chữ và kiểu chữ

12.1. Font Size

Font Size là kích thước của chữ.

Ví dụ:

  • 10 pt

  • 11 pt

  • 12 pt

  • 14 pt

  • 16 pt

  • 18 pt

  • 24 pt

Đơn vị kích thước chữ trong Word thường là point (pt).

12.2. Thay đổi cỡ chữ

Chọn văn bản:

Home → Font Size

Sau đó chọn kích thước mong muốn.

Ví dụ:

Tiêu đề

có thể đặt kích thước lớn hơn:

Tiêu đề

so với phần nội dung.

12.3. Tăng và giảm kích thước chữ

Trong nhóm Font có hai nút:

Increase Font Size

→ Tăng kích thước chữ.

Decrease Font Size

→ Giảm kích thước chữ.

Có thể sử dụng phím tắt:

Ctrl + Shift + >

→ Tăng kích thước chữ.

Ctrl + Shift + <

→ Giảm kích thước chữ.

12.4. Bold

Bold làm chữ đậm.

Phím tắt:

Ctrl + B

Ví dụ:

Microsoft Word

sau khi Bold:

Microsoft Word

12.5. Italic

Italic làm chữ nghiêng.

Phím tắt:

Ctrl + I

Ví dụ:

Microsoft Word

12.6. Underline

Underline tạo đường gạch dưới chữ.

Phím tắt:

Ctrl + U

Ví dụ:

Microsoft Word

Trong Word có nhiều kiểu Underline khác nhau.

Có thể mở danh sách bên cạnh nút Underline để chọn kiểu đường gạch.

13. Bold, Italic, Underline

Ba công cụ:

Bold — Italic — Underline

là những công cụ định dạng cơ bản và được sử dụng rất thường xuyên.

13.1. Kết hợp nhiều kiểu định dạng

Có thể kết hợp:

Bold + Italic

hoặc:

Bold + Underline

hoặc:

Bold + Italic + Underline

Ví dụ:

Microsoft Word

13.2. Bật và tắt định dạng

Nếu đang bật Bold:

Ctrl + B

thì nội dung tiếp theo sẽ tiếp tục được nhập ở dạng Bold.

Nhấn:

Ctrl + B

một lần nữa để tắt Bold.

Tương tự:

Ctrl + I

→ bật/tắt Italic.

Ctrl + U

→ bật/tắt Underline.

13.3. Clear định dạng

Nếu một đoạn văn có quá nhiều định dạng, có thể sử dụng:

Home → Font → Clear All Formatting

Công cụ này sẽ loại bỏ các định dạng trực tiếp khỏi phần văn bản được chọn.

Nội dung vẫn được giữ lại.

14. Màu chữ và Highlight

14.1. Font Color

Font Color dùng để thay đổi màu chữ.

Ví dụ:

Microsoft Word

có thể đổi thành màu:

  • Đỏ

  • Xanh

  • Đen

  • Cam

  • Xám

14.2. Thay đổi màu chữ

Bước 1

Chọn văn bản.

Bước 2

Vào:

Home → Font Color

Bước 3

Chọn màu.

14.3. Text Highlight Color

Text Highlight Color dùng để tạo màu nền phía sau chữ.

Ví dụ:

Microsoft Word

có thể được Highlight để làm nổi bật nội dung.

Highlight thường được sử dụng để:

  • Đánh dấu thông tin quan trọng.

  • Làm nổi bật từ khóa.

  • Đánh dấu nội dung cần xem lại.

14.4. Font Color và Highlight khác nhau

Cần phân biệt:

Font Color

→ Thay đổi màu của chữ.

Text Highlight Color

→ Thay đổi màu nền phía sau chữ.

Đây là hai chức năng khác nhau.

15. Chỉ số trên và chỉ số dưới

Word hỗ trợ hai kiểu định dạng đặc biệt:

  • Superscript

  • Subscript

15.1. Superscript

Superscript đưa ký tự lên phía trên dòng chữ.

Ví dụ:

X²

Được sử dụng trong:

  • Công thức toán học.

  • Lũy thừa.

  • Chú thích.

  • Ký hiệu khoa học.

Phím tắt:

Ctrl + Shift + =

15.2. Subscript

Subscript đưa ký tự xuống phía dưới dòng chữ.

Ví dụ:

H₂O

Được sử dụng nhiều trong:

  • Công thức hóa học.

  • Công thức khoa học.

  • Ký hiệu kỹ thuật.

Phím tắt:

Ctrl + =

15.3. Ví dụ

Văn bản ban đầu:

H2O

Sau khi định dạng số 2 thành Subscript:

H₂O

16. Change Case

Change Case dùng để thay đổi cách viết hoa và viết thường của văn bản.

Công cụ nằm tại:

Home → Font → Change Case

Word cung cấp nhiều tùy chọn.

16.1. Sentence case

Chỉ viết hoa chữ cái đầu câu.

Ví dụ:

MICROSOFT WORD LÀ PHẦN MỀM SOẠN THẢO.

→

Microsoft word là phần mềm soạn thảo.

16.2. lowercase

Chuyển toàn bộ thành chữ thường.

Ví dụ:

MICROSOFT WORD

→

microsoft word

16.3. UPPERCASE

Chuyển toàn bộ thành chữ in hoa.

Ví dụ:

Microsoft Word

→

MICROSOFT WORD

16.4. Capitalize Each Word

Viết hoa chữ cái đầu của mỗi từ.

Ví dụ:

microsoft word

→

Microsoft Word

16.5. tOGGLE cASE

Đảo ngược kiểu chữ hiện tại.

Ví dụ:

Microsoft Word

có thể trở thành:

mICROSOFT wORD

16.6. Phím tắt Change Case

Có thể sử dụng:

Shift + F3

Mỗi lần nhấn sẽ chuyển qua các kiểu chữ khác nhau.

Đây là phím tắt rất hữu ích khi làm bài thi MOS.

17. Text Effects

Text Effects and Typography cho phép áp dụng các hiệu ứng đặc biệt cho văn bản.

Công cụ nằm trong:

Home → Font → Text Effects and Typography

Một số hiệu ứng gồm:

  • Outline

  • Shadow

  • Reflection

  • Glow

17.1. Text Outline

Tạo đường viền xung quanh chữ.

Ví dụ:

MICROSOFT WORD

có thể được tạo thêm đường viền để làm nổi bật.

17.2. Shadow

Tạo bóng phía sau chữ.

Hiệu ứng này có thể giúp chữ nổi bật hơn trên nền.

17.3. Reflection

Tạo hiệu ứng phản chiếu phía dưới chữ.

17.4. Glow

Tạo hiệu ứng phát sáng xung quanh chữ.

17.5. Lưu ý khi sử dụng Text Effects

Text Effects phù hợp với:

  • Tiêu đề.

  • Poster.

  • Banner.

  • Tiêu đề thiết kế.

Không nên lạm dụng hiệu ứng trong tài liệu hành chính hoặc tài liệu chuyên nghiệp.

Trong bài thi MOS, nếu đề yêu cầu một hiệu ứng cụ thể, cần chọn đúng hiệu ứng và đúng thông số.

18. Format Painter

Format Painter là công cụ sao chép định dạng.

Đây là một công cụ rất hữu ích khi phải định dạng nhiều phần văn bản giống nhau.

18.1. Ví dụ

Giả sử có tiêu đề:

MICROSOFT WORD

đang được định dạng:

  • Font Arial

  • Size 18

  • Bold

  • Màu xanh

Bạn muốn áp dụng toàn bộ định dạng này cho một tiêu đề khác.

Thay vì thiết lập từng thuộc tính, có thể sử dụng:

Format Painter

18.2. Cách sử dụng

Bước 1

Chọn nội dung đã được định dạng.

Bước 2

Chọn:

Home → Format Painter

Bước 3

Quét chọn nội dung muốn áp dụng định dạng.

Word sẽ sao chép định dạng từ nội dung ban đầu sang nội dung mới.

18.3. Format Painter nhiều lần

Nếu muốn sử dụng Format Painter nhiều lần:

Nhấp đúp vào Format Painter

Sau đó có thể áp dụng định dạng cho nhiều vị trí.

Nhấn:

Esc

để thoát khỏi chế độ Format Painter.

19. Xóa định dạng với Clear Formatting

Trong quá trình làm việc, một đoạn văn có thể chứa rất nhiều định dạng.

Ví dụ:

  • Font khác nhau.

  • Size khác nhau.

  • Bold.

  • Italic.

  • Underline.

  • Màu chữ.

  • Highlight.

  • Text Effects.

Khi đó có thể dùng:

Clear All Formatting

19.1. Cách thực hiện

Bước 1

Chọn văn bản cần xóa định dạng.

Bước 2

Vào:

Home → Font → Clear All Formatting

Word sẽ loại bỏ các định dạng trực tiếp.

19.2. Ví dụ

Ban đầu:

MICROSOFT WORD

có:

  • Font lớn.

  • Bold.

  • Màu đỏ.

  • Underline.

  • Highlight.

Sau khi chọn Clear All Formatting, văn bản trở về định dạng cơ bản của tài liệu.

19.3. Clear Formatting khác với Delete

Đây là điểm cần nhớ.

Delete

→ Xóa nội dung.

Clear All Formatting

→ Giữ nội dung nhưng loại bỏ định dạng.

Ví dụ:

Microsoft Word

sau khi Clear Formatting vẫn còn:

Microsoft Word

Chỉ có định dạng được loại bỏ.

20. Tìm kiếm và thay thế văn bản

Đây là một trong những công cụ rất mạnh của Microsoft Word.

Word cung cấp:

Find

và

Replace

20.1. Find

Find dùng để tìm kiếm nội dung trong tài liệu.

Phím tắt:

Ctrl + F

Sau đó nhập từ khóa cần tìm.

Ví dụ:

Tài liệu có hàng chục trang và bạn muốn tìm từ:

Microsoft

Chỉ cần:

Ctrl + F

→ nhập Microsoft

Word sẽ tìm và đánh dấu những vị trí có từ này.

20.2. Replace

Replace dùng để tìm một nội dung và thay thế bằng nội dung khác.

Phím tắt:

Ctrl + H

Ví dụ:

Tài liệu có nhiều chỗ viết:

Microsoft Office

Bạn muốn đổi thành:

Microsoft 365

Có thể sử dụng:

Ctrl + H

Sau đó:

Find what:

Microsoft Office

Replace with:

Microsoft 365

Sau đó chọn:

Replace

hoặc:

Replace All

20.3. Replace All

Replace All thay thế tất cả các kết quả phù hợp trong tài liệu.

Ví dụ tài liệu có:

Word
Word
Word
Word
Word

Nếu Replace:

Word

thành:

Microsoft Word

và chọn Replace All, toàn bộ các kết quả phù hợp sẽ được thay thế.

20.4. Cẩn thận khi sử dụng Replace All

Đây là công cụ rất mạnh nhưng cũng cần cẩn thận.

Nếu thay thế nhầm một từ phổ biến, Replace All có thể thay đổi hàng trăm vị trí trong tài liệu.

Vì vậy trước khi chọn Replace All, nên kiểm tra:

  • Từ cần tìm.

  • Nội dung thay thế.

  • Số lượng kết quả.

🎯 BÀI THỰC HÀNH PHẦN 2

Tạo một tài liệu mới với nội dung:

MICROSOFT WORD

Microsoft Word là phần mềm soạn thảo văn bản.
Microsoft Word được sử dụng để tạo và chỉnh sửa tài liệu.
Microsoft Word cung cấp nhiều công cụ định dạng văn bản.

Sau đó thực hiện các yêu cầu sau:

Yêu cầu 1

Chọn tiêu đề:

MICROSOFT WORD

và:

  • Đổi Font.

  • Tăng kích thước chữ.

  • Bold.

  • Đổi màu chữ.

Yêu cầu 2

Định dạng câu đầu tiên thành:

Italic

Yêu cầu 3

Underline cụm từ:

soạn thảo văn bản

Yêu cầu 4

Highlight cụm từ:

định dạng văn bản

Yêu cầu 5

Dùng Change Case để chuyển một dòng thành chữ IN HOA.

Yêu cầu 6

Tạo công thức:

H₂O

bằng Subscript.

Yêu cầu 7

Tạo:

X²

bằng Superscript.

Yêu cầu 8

Sử dụng Format Painter để sao chép định dạng tiêu đề sang một dòng khác.

Yêu cầu 9

Sử dụng Clear All Formatting để xóa định dạng của một đoạn văn.

Yêu cầu 10

Sử dụng:

Ctrl + F

để tìm từ:

Microsoft

Yêu cầu 11

Sử dụng:

Ctrl + H

để thay thế:

Microsoft Word

thành:

MS Word

📝 TỔNG HỢP PHÍM TẮT PHẦN 2

Phím tắtChức năng
Ctrl + BBold
Ctrl + IItalic
Ctrl + UUnderline
Ctrl + Shift + >Tăng Font Size
Ctrl + Shift + <Giảm Font Size
Ctrl + Shift + =Superscript
Ctrl + =Subscript
Shift + F3Change Case
Ctrl + FFind
Ctrl + HReplace
Ctrl + ZUndo

🎯 KIẾN THỨC CẦN NHỚ

Sau khi hoàn thành Phần 2, bạn cần phân biệt rõ:

Font
→ Kiểu chữ.

Font Size
→ Kích thước chữ.

Bold
→ Chữ đậm.

Italic
→ Chữ nghiêng.

Underline
→ Gạch dưới.

Font Color
→ Màu chữ.

Text Highlight Color
→ Màu nền phía sau chữ.

Superscript
→ Chỉ số trên.

Subscript
→ Chỉ số dưới.

Change Case
→ Thay đổi chữ hoa/chữ thường.

Text Effects
→ Hiệu ứng chữ.

Format Painter
→ Sao chép định dạng.

Clear All Formatting
→ Xóa định dạng nhưng giữ nội dung.

Find
→ Tìm kiếm.

Replace
→ Thay thế.

🎓 KẾT LUẬN

Trong Phần 2, chúng ta đã hoàn thành nhóm kỹ năng Định dạng văn bản từ Font, Size, Bold, Italic, Underline cho đến Find và Replace.

Đây là nhóm thao tác nền tảng và xuất hiện rất thường xuyên khi làm việc với Microsoft Word cũng như trong quá trình luyện thi MOS.

Ở Phần 3, chúng ta sẽ chuyển sang một nhóm kỹ năng quan trọng khác:

📘 PHẦN 3 — ĐỊNH DẠNG ĐOẠN VĂN

Chúng ta sẽ học:

21. Căn lề đoạn văn
22. Line Spacing
23. Paragraph Spacing
24. Thụt đầu dòng
25. Indent và Tab
26. Tab Stops
27. Bullets
28. Numbering
29. Multilevel List
30. Borders và Shading

at
Từ điển
Labels:

Không có nhận xét nào:

Đăng nhận xét

Đăng ký: Đăng Nhận xét (Atom)
Facebook Youtube RSS