Bài 09: Sử dụng Mail Merge

XEM MỤC LỤC CÁC BÀI VIẾT MICROSOFT WORD

Mail Merge là tính năng trộn thư trong WinWord-> ta dùng khi cần gửi một bức thư có nội dung giống nhau cho nhiều người, các phần khác nhau nằm tại 01 vị trí cố định (ví dụ: thư mời họp, thư mời đám cưới,…)

Trước khi thực hành tính năng này các bạn kiểm tra Microsoft Outlook có OK không nhé.

03 bước chính cần phải có khi làm Mail Merge:

1.       Tạo danh sách ->nhất định phải có thông tin email (vì không có địa chỉ email thì không thể gửi thư được)

2.       Chèn Merge Field trong thư.

3.       Gửi thư theo danh sách.

Ghi chú: vì WinWord nằm trong bộ Microsoft Office nên hiển nhiên tính năng Mail Merge sẽ được gửi đi bằng Microsoft Outlook.

Ví dụ: gửi thư báo lương cho 05 nhân viên hàng tháng.

Bước 01: mở Excel nhập danh sách 05 nhân viên và lưu lại với tên danhsach.xlsx

Họ	Tên	Lương	Email	Phòng ban
Nguyễn	Hùng	5.000.000	hung@gmail.com	Nhân sự
Trần Văn	Lâm	5.500.000	lam@vdc.com	Công nhân
Hoàng	Vân	6.000.000	van@fpt.com	Lễ tân
Phan Kim	Khánh	2.000.000	khanh@facebook.com	Phó giám đốc
Tiến sĩ	M	9.000.000	ntm@lophocvitinh.com	Giám đốc

Bài 07: Định dạng cột, chèn TAB

XEM MỤC LỤC CÁC BÀI VIẾT MICROSOFT WORD

1.    Định dạng cột

Các bạn gõ vào đoạn văn sau:

HẠ VỀ

Đêm đó, như bao đêm mùa hạ hững hờ, Lan Ngọc đang say giấc nồng trong căn hộ cao cấp chỉ mình nàng. “Cộc cộc cộc!!!”. Âm thanh khô khốc vang lên từ cánh cửa gỗ sồi màu nâu sậm phá bĩnh bầu không khí tĩnh mịch của buổi đêm hè yên ả.

Bất chợt một cảm giác lành lạnh mơn man chạy dọc theo sống lưng nàng rồi dừng lại nơi chiếc eo mềm thon gọn. Ký ức trong Lan Ngọc bỗng chốc ùa về tràn ngập tâm trí cô gái đang tuổi đôi mươi trăng tròn. Những ký ức đẹp về chàng nhà văn nơi vùng quê biển nắng gió ấy như vừa mới hôm qua tươi rói.

Tác giả: #tiensim

Các bạn quét khối từ “Đêm đó, như bao đêm..” đến “…hôm qua tươi rói.”

Sau đó ta vào TAB PAGE LAYOUT -> chọn nút Columns -> Chọn More Columns…

Bài 08: In ấn, chèn HEADER-FOOTER

XEM MỤC LỤC CÁC BÀI VIẾT MICROSOFT WORD

I - HEADER vs FOOTER

HEADER là phần gần lề trên của tờ giấy in nhất.

FOOTER là phần gần lề dưới của tờ giấy in nhất.

Cả Header-Footer sẽ bị mờ đi khi hiển thị trong WinWord

Header-Footer dùng để in những nội dung lặp đi lặp lại trong nhiều trang như: tên cuốn sách,tên tác giả, số trang,…

Để chèn Header, Footer hay số trang ta vào TAB INSERT->bấm chọn Header, Footer hay Page Number.

*Các dạng Header-Footer:

·         Blank -> không có định dạng sẵn, không chia cột

·         Blank (Three Columns) -> không định dạng sẵn, chia 03 cột

·         Austin-> định dạng sẵn, không chia cột

·         Banded-> định dảng dải màu nền( có thể đổi màu nền được)

·         Facet ->định dạng góc trang trí (có thể tùy chỉnh nằm trên hay nằm dưới Text)

Khi chèn Footer xong, WinWord sẽ hiện lên TAB DESIGN ở cuối.

Bài 06: Làm chữ nghệ thuật, chữ đầu đoạn văn

XEM MỤC LỤC CÁC BÀI VIẾT MICROSOFT WORD

Các bạn gõ vào bài thơ sau:

 

1.    Làm chữ nghệ thuật

Quét khối tiêu đề bài thơ.

TAB INSERT -> WordArt-> chọn hiệu ứng mong muốn.

Chú ý: các bạn nhớ chọn thuộc tính Wraptext cho WordArt phù hợp nhé.

Bài 05: Chèn hình ảnh, biểu tượng, bảng biểu

XEM MỤC LỤC CÁC BÀI VIẾT MICROSOFT WORD

1.    Chèn Hình Ảnh

Tab INSERT-> Bấm nút Pictures->Chọn đường dẫn đến tập tin ảnh

Bấm chọn ảnh đã chèn-> Lúc này trên thanh công cụ sẽ xuất hiện thêm TAB FORMAT

Bài 04 - Định dạng danh sách

XEM MỤC LỤC CÁC BÀI VIẾT MICROSOFT WORD

Trong tab HOME – mục Paragraph lần lượt ta khảo sát các mục sau:

1.    Bullet:

Tạo nút danh sách dạng không có thứ tự ( hình ảnh, biểu tượng)

Các bạn bấm vào dấu mũi tên bên cạnh nút Bullet để xố ra danh sách như trên hình vẽ.

None: không chọn gì cả.

Ngoài các nút mặc định của Microsoft Word ta các thể tạo nút bullet mới bằng cách chọn mục:

Define New Bullet…

Bài 03: Các thao tác định dạng cơ bản 01 đoạn văn

XEM MỤC LỤC CÁC BÀI VIẾT MICROSOFT WORD

Bài này chúng ta chỉ xem xét các mục trong TAB HOME.

1.       Thẻ Clipboard

Quét khối đoạn văn bản muốn thao tác (lúc này nút Copy và Cut sẽ sáng lên).

·         Copy: sao chép đoạn văn bản hoặc đối tượng vào bộ nhớ tạm, văn bản gốc vẫn còn.

·         Cut: sao chép đoạn văn bản hoặc đối tượng  vào bộ nhớ tạm, văn bản gốc không còn.

·         Format Painter: sao chép định dạng đoạn văn bản vào bộ nhớ tạm. Sau đó quét khối chọn đoạn văn bản muốn định dạng.

·         Paste: dán đoạn văn bản trong bộ nhớ tạm ra.

Ngoài ra nếu chỉ muốn dán chữ của đoạn văn bản mà không cần định dạng ta có thể chọn Paste-Keep Text Only.

2.       Thẻ FONT

Quét khối chọn vùng muốn định dạng

Bài 02: Menu FILE và cách sử dụng phím tắt

XEM MỤC LỤC CÁC BÀI VIẾT MICROSOFT WORD

1.    Giới thiệu thanh công cụ trong Microsoft Word

Nhóm 01 là thanh công cụ menu chứa hầu như toàn bộ các lệnh của chương trình.

Ngay dưới lần lượt là các nhóm:

a.       Clipboard: các lệnh liên quan đến bộ nhớ tạm( copy, cắt, dán, copy định dạng).

b.      Font: các lệnh liên quan đến định dạng chữ.

c.       Paragraph: các lệnh xử lý đoạn văn bản.

d.      Styles: các lệnh định dạng phong cách chữ, tiêu đề.

e.      Editing: tìm kiếm chữ, thay thế chữ, chọn văn bản và đối tượng.

Ở góc trái trên cùng, các bạn rê chuột lên các nút lần lượt sẽ thấy hiện ra chữ giải thích:

a.       Save: lưu các thay đổi.

b.      Undo: quay lại hành động trước đó.

c.       Repeat: lặp lại hành động trước đó.

Ở góc phải trên cùng là nhóm phím liên quan đến cửa số. Tương tự, các bạn rê chuột lên các nút để thấy các dòng chữ giải thích:

a.       Help: hiện ra mục giúp đỡ (phím tắt là F1)

b.      Ribbon Display Option: tuỳ chọn tắt mở các thanh công cụ.

c.       Minimize, Restore Down, Close: nhóm lệnh cửa sổ.

Trong các bài sau chúng ta sẽ học chi tiết về các nhóm công cụ này.