📄 PHẦN 11 — IN ẤN VÀ THIẾT LẬP TRANG

Trong phần này, chúng ta sẽ học cách thiết lập trang tính và in dữ liệu trong Microsoft Excel sao cho nội dung được trình bày rõ ràng, đúng khổ giấy và chuyên nghiệp.

Đây là nhóm kỹ năng rất quan trọng khi làm việc với các bảng tính cần in ra giấy hoặc xuất thành PDF.

Nội dung gồm đúng 10 bài:

1. Page Layout

2. Margins

3. Orientation và Paper Size

4. Print Area

5. Page Break

6. Header và Footer

7. Repeat Rows và Columns khi in

8. Scaling

9. Print Preview

10. Thiết lập trang tính chuyên nghiệp

---

96. Page Layout

Page Layout là khu vực chứa các công cụ dùng để thiết lập cách trang tính sẽ được trình bày khi in.

Chọn tab:

Page Layout

Tại đây có các nhóm chức năng quan trọng:

• Themes

• Page Setup

• Scale to Fit

• Sheet Options

Trong nhóm Page Setup, chúng ta thường xuyên sử dụng:

• Margins

• Orientation

• Size

• Print Area

• Breaks

• Background

• Print Titles

Page Layout và trang in

Excel không chỉ hiển thị dữ liệu trên màn hình mà còn phải xác định:

• Nội dung nằm trên trang nào.

• Khổ giấy bao nhiêu.

• Lề trang như thế nào.

• Trang nằm ngang hay dọc.

• Có bao nhiêu trang khi in.

• Hàng tiêu đề có lặp lại hay không.

Vì vậy, trước khi in một bảng tính lớn, nên kiểm tra các thiết lập trong Page Layout.

---

97. Margins

Margins là khoảng cách giữa nội dung và mép giấy.

Excel cung cấp các lựa chọn:

• Normal

• Wide

• Narrow

Truy cập:

Page Layout → Margins

Normal

Sử dụng lề mặc định của Excel.

Wide

Tạo khoảng cách lề lớn hơn.

Phù hợp khi cần thêm khoảng trống cho:

• Ghi chú.

• Đóng gáy.

• Trình bày tài liệu.

Narrow

Tạo lề nhỏ hơn.

Phù hợp khi bảng dữ liệu có nhiều cột và muốn tận dụng tối đa chiều rộng trang giấy.

Custom Margins

Có thể chọn:

Margins → Custom Margins

để thiết lập riêng:

• Top

• Bottom

• Left

• Right

• Header

• Footer

Ví dụ:

Top    → 1 cm
Bottom → 1 cm
Left   → 1 cm
Right  → 1 cm

Khi thiết lập lề, cần đảm bảo nội dung không bị quá sát mép giấy.

---

98. Orientation và Paper Size

Orientation

Orientation xác định hướng của trang giấy.

Có hai lựa chọn chính:

Portrait

Trang dọc.

Landscape

Trang ngang.

Truy cập:

Page Layout → Orientation

Khi nào dùng Portrait?

Portrait phù hợp với:

• Bảng ít cột.

• Danh sách ngắn.

• Báo cáo văn bản.

• Bảng dữ liệu có chiều rộng nhỏ.

Khi nào dùng Landscape?

Landscape phù hợp với:

• Bảng có nhiều cột.

• Báo cáo doanh thu.

• Bảng thống kê.

• Bảng dữ liệu lớn theo chiều ngang.

Ví dụ bảng có:

STT | Họ tên | Phòng ban | Chức vụ | SĐT | Email | Lương | Ngày vào làm

thì Landscape thường phù hợp hơn Portrait.

---

Paper Size

Paper Size xác định khổ giấy.

Truy cập:

Page Layout → Size

Các khổ giấy thường gặp:

• Letter

• A4

• A3

• Legal

Trong thực tế tại Việt Nam, A4 là khổ giấy được sử dụng rất phổ biến.

Có thể chọn:

Page Layout → Size → A4

---

99. Print Area

Print Area cho phép xác định chính xác vùng dữ liệu sẽ được in.

Ví dụ Worksheet có dữ liệu từ:

A1:H100

nhưng chỉ muốn in:

A1:F50

Chọn vùng:

A1:F50

Sau đó vào:

Page Layout → Print Area → Set Print Area

Excel sẽ chỉ in vùng đã thiết lập.

Xóa Print Area

Nếu muốn bỏ vùng in:

Page Layout → Print Area → Clear Print Area

Khi nào nên dùng?

Print Area rất hữu ích khi Worksheet có:

• Nhiều bảng dữ liệu.

• Ghi chú.

• Công thức phụ.

• Dữ liệu không cần in.

Thay vì xóa dữ liệu, chúng ta chỉ cần xác định vùng cần in.

---

100. Page Break

Page Break xác định vị trí Excel bắt đầu một trang in mới.

Khi bảng dữ liệu dài, Excel có thể tự động chia dữ liệu thành nhiều trang.

Tuy nhiên, đôi khi vị trí chia trang không phù hợp.

Khi đó có thể sử dụng Page Break để kiểm soát.

Chèn Page Break

Chọn hàng hoặc cột tại vị trí muốn bắt đầu trang mới.

Sau đó vào:

Page Layout → Breaks → Insert Page Break

Excel sẽ tạo đường ngắt trang.

Xóa Page Break

Chọn:

Page Layout → Breaks → Remove Page Break

Xóa toàn bộ Page Break

Chọn:

Page Layout → Breaks → Reset All Page Breaks

---

Page Break Preview

Có thể sử dụng:

View → Page Break Preview

Excel sẽ hiển thị các trang in trực quan.

Tại đây có thể nhìn thấy:

• Trang 1.

• Trang 2.

• Trang 3.

• Vị trí ngắt trang.

Có thể kéo đường ngắt trang để điều chỉnh phạm vi của từng trang.

---

101. Header và Footer

Header là phần nằm ở phía trên trang in.

Footer là phần nằm ở phía dưới trang in.

Có thể sử dụng để hiển thị:

• Tên tài liệu.

• Tên công ty.

• Ngày in.

• Số trang.

• Tên Worksheet.

• Tên File.

Cách thêm Header và Footer

Vào:

Insert → Header & Footer

Excel chuyển sang chế độ chỉnh sửa Header và Footer.

Có thể nhập:

BÁO CÁO DOANH THU NĂM 2026

Ở Footer có thể thêm:

Trang 1

Các thông tin tự động

Excel hỗ trợ chèn các trường như:

• Page Number.

• Number of Pages.

• Current Date.

• Current Time.

• File Name.

• Sheet Name.

Ví dụ có thể tạo Footer:

Báo cáo doanh thu — Trang 1 / 5

Những thông tin này sẽ được cập nhật tự động khi in.

---

102. Repeat Rows và Columns khi in

Khi bảng dữ liệu có nhiều trang, hàng tiêu đề có thể chỉ xuất hiện ở trang đầu tiên.

Ví dụ:

Trang 1:

STT | Họ tên | Phòng ban | Lương
1   | ...
2   | ...
3   | ...

Trang 2 có thể bắt đầu trực tiếp bằng:

21 | Nguyễn Văn A | ...
22 | Trần Văn B | ...

Điều này khiến người đọc khó hiểu các cột có ý nghĩa gì.

Repeat Rows

Có thể yêu cầu Excel lặp lại hàng tiêu đề trên mỗi trang.

Vào:

Page Layout → Print Titles

Trong hộp thoại Page Setup, chọn:

Rows to repeat at top

Sau đó chọn hàng tiêu đề.

Ví dụ:

$1:$1

Excel sẽ in hàng 1 ở đầu mỗi trang.

Repeat Columns

Tương tự, có thể sử dụng:

Columns to repeat at left

để lặp lại một hoặc nhiều cột ở bên trái mỗi trang.

Ví dụ:

$A:$B

Điều này đặc biệt hữu ích với bảng rất rộng và được in thành nhiều trang theo chiều ngang.

---

103. Scaling

Scaling dùng để điều chỉnh kích thước dữ liệu sao cho phù hợp với số trang cần in.

Trong:

Page Layout → Scale to Fit

có thể thiết lập:

• Width

• Height

• Scale

Fit Sheet on One Page

Có thể sử dụng:

File → Print

sau đó chọn:

Fit Sheet on One Page

Excel sẽ cố gắng thu nhỏ toàn bộ Worksheet để vừa một trang.

Fit All Columns on One Page

Nếu bảng quá rộng, có thể chọn:

Fit All Columns on One Page

Excel sẽ thu nhỏ chiều rộng để tất cả các cột nằm trên một trang.

Fit All Rows on One Page

Tương tự, có thể thu nhỏ chiều cao để tất cả các hàng nằm trên một trang.

Lưu ý

Không nên thu nhỏ dữ liệu quá mức.

Ví dụ một bảng có hàng trăm dòng nhưng ép toàn bộ vào một trang sẽ khiến chữ cực kỳ nhỏ và khó đọc.

Trong trường hợp này nên chọn:

Fit All Columns on One Page

nhưng cho phép dữ liệu trải dài nhiều trang theo chiều dọc.

---

104. Print Preview

Print Preview cho phép xem trước tài liệu trước khi gửi lệnh in.

Truy cập:

File → Print

Excel sẽ hiển thị bản xem trước.

Tại đây có thể kiểm tra:

• Số lượng trang.

• Hướng giấy.

• Khổ giấy.

• Lề.

• Vùng dữ liệu.

• Nội dung bị cắt.

• Hàng tiêu đề.

• Header.

• Footer.

Các thiết lập thường dùng

Trong màn hình Print có thể thay đổi:

Printer

Chọn máy in.

Copies

Số bản in.

Orientation

Portrait hoặc Landscape.

Paper Size

A4, Letter...

Margins

Thiết lập lề.

Scaling

Thiết lập cách thu nhỏ dữ liệu.

Tại sao Print Preview quan trọng?

Một bảng tính có thể nhìn rất đẹp trên màn hình nhưng khi in ra có thể xảy ra:

• Cột bị sang trang khác.

• Tiêu đề không lặp lại.

• Một phần dữ liệu bị cắt.

• Chữ quá nhỏ.

• Trang trắng xuất hiện.

Print Preview giúp phát hiện những vấn đề này trước khi in.

---

105. Thiết lập trang tính chuyên nghiệp

Một bảng tính chuyên nghiệp không chỉ cần dữ liệu chính xác mà còn phải được trình bày tốt khi in.

Trước khi in, nên kiểm tra theo trình tự:

Bước 1 — Kiểm tra vùng dữ liệu

Xác định chính xác vùng cần in.

Page Layout → Print Area

---

Bước 2 — Chọn khổ giấy

Thông thường:

Paper Size → A4

---

Bước 3 — Chọn hướng giấy

Bảng ít cột:

Portrait

Bảng nhiều cột:

Landscape

---

Bước 4 — Thiết lập Margins

Chọn:

Normal

hoặc điều chỉnh bằng:

Custom Margins

---

Bước 5 — Kiểm tra tiêu đề

Nếu bảng có nhiều trang:

Print Titles → Rows to repeat at top

để tiêu đề xuất hiện trên mọi trang.

---

Bước 6 — Kiểm tra Page Break

Sử dụng:

View → Page Break Preview

để đảm bảo dữ liệu được chia trang hợp lý.

---

Bước 7 — Điều chỉnh Scaling

Nếu bảng quá rộng:

Fit All Columns on One Page

Nếu cần:

Fit Sheet on One Page

nhưng phải đảm bảo chữ vẫn dễ đọc.

---

Bước 8 — Thêm Header và Footer

Có thể thêm:

Tên báo cáo
Ngày in
Trang X / Y

để tài liệu chuyên nghiệp hơn.

---

Bước 9 — Print Preview

Cuối cùng:

File → Print

Kiểm tra toàn bộ tài liệu trước khi in.

---

🎯 TỔNG KẾT PHẦN 11

Bài	Nội dung
96	Page Layout
97	Margins
98	Orientation và Paper Size
99	Print Area
100	Page Break
101	Header và Footer
102	Repeat Rows và Columns khi in
103	Scaling
104	Print Preview
105	Thiết lập trang tính chuyên nghiệp

Sau khi hoàn thành Phần 11, bạn có thể kiểm soát toàn bộ quá trình thiết lập và in bảng tính Excel, từ khổ giấy, hướng giấy, lề, vùng in, ngắt trang cho đến Header, Footer và Scaling.

Quy trình cơ bản cần nhớ:

Page Layout → Margins → Orientation → Paper Size → Print Area → Page Break → Print Titles → Scaling → Print Preview → Print

Tiếp theo là:

⚙️ PHẦN 12 — CÁC TÍNH NĂNG NÂNG CAO

Gồm các nội dung từ 106 đến 115:

106. Freeze Panes

107. Split Window

108. Protect Worksheet

109. Protect Workbook

110. Comments và Notes

111. Hyperlink

112. Named Ranges

113. Formula Auditing

114. Trace Precedents và Dependents

115. Error Checking