Microsoft Word cung cấp tính năng Mail Merge để tạo nhiều tài liệu có cùng nội dung nhưng khác nhau về thông tin người nhận.

Mail Merge thường được sử dụng để tạo thư hàng loạt, phong bì, nhãn và các tài liệu cá nhân hóa từ một danh sách dữ liệu.

91. Mail Merge là gì?

Mail Merge là tính năng cho phép kết hợp:

Một tài liệu chính.
Một danh sách dữ liệu.
Các trường thông tin.

để tạo ra nhiều tài liệu có nội dung tương tự nhưng thông tin khác nhau.

Ví dụ có danh sách:

Họ tên          Địa chỉ
Nguyễn Văn A    10 Nguyễn Trãi
Trần Văn B      20 Lê Lợi
Lê Văn C        30 Hai Bà Trưng

Có một mẫu thư:

Kính gửi: [Họ tên]

Địa chỉ: [Địa chỉ]

Nhà trường trân trọng thông báo...

Sau khi thực hiện Mail Merge, Word có thể tạo:

Kính gửi: Nguyễn Văn A

Địa chỉ: 10 Nguyễn Trãi

Nhà trường trân trọng thông báo...

và:

Kính gửi: Trần Văn B

Địa chỉ: 20 Lê Lợi

Nhà trường trân trọng thông báo...

Như vậy, chỉ cần tạo một mẫu nhưng có thể tạo ra nhiều tài liệu khác nhau.

92. Tạo Mail Merge

Để bắt đầu Mail Merge, vào:

Mailings → Start Mail Merge

Word cung cấp các loại tài liệu có thể tạo bằng Mail Merge:

Letters.
E-mail Messages.
Envelopes.
Labels.
Directory.

Trong khóa học này, Mail Merge được sử dụng để tạo các tài liệu hàng loạt theo danh sách người nhận.

Quy trình cơ bản

Tài liệu chính
      ↓
Chọn danh sách người nhận
      ↓
Chèn Merge Fields
      ↓
Preview Results
      ↓
Finish & Merge
      ↓
Tài liệu hàng loạt

Bắt đầu với Letters

Chọn:

Mailings → Start Mail Merge → Letters

Word sẽ sử dụng tài liệu hiện tại làm tài liệu chính.

Sau đó tiếp tục lựa chọn danh sách người nhận.

93. Chọn danh sách người nhận

Sau khi tạo Mail Merge, cần xác định danh sách người nhận.

Vào:

Mailings → Select Recipients

Có thể lựa chọn:

Type a New List.
Use an Existing List.
Choose from Outlook Contacts.

Type a New List

Cho phép tạo một danh sách người nhận mới ngay trong Word.

Word cung cấp biểu mẫu để nhập thông tin.

Ví dụ:

First Name    Last Name    Address
Nguyễn        Văn A        10 Nguyễn Trãi
Trần          Văn B        20 Lê Lợi
Lê            Văn C        30 Hai Bà Trưng

Use an Existing List

Cho phép sử dụng một danh sách dữ liệu đã có.

Ví dụ:

Excel.
Access.
Một nguồn dữ liệu tương thích khác.

Khi sử dụng Excel, Word có thể lấy dữ liệu từ một Worksheet làm danh sách người nhận.

Choose from Outlook Contacts

Cho phép sử dụng danh bạ Outlook làm nguồn dữ liệu nếu hệ thống và phiên bản Office hỗ trợ.

94. Insert Merge Field

Merge Field là trường dữ liệu được chèn vào tài liệu chính để Word biết vị trí cần đưa thông tin của từng người nhận vào.

Ví dụ danh sách dữ liệu:

Họ tên          Địa chỉ
Nguyễn Văn A    10 Nguyễn Trãi
Trần Văn B      20 Lê Lợi
Lê Văn C        30 Hai Bà Trưng

Trong tài liệu chính có thể chèn:

Kính gửi: «Họ tên»

Địa chỉ: «Địa chỉ»

Khi Merge, Word sẽ thay các Merge Field bằng dữ liệu tương ứng.

Chèn Merge Field

Đặt con trỏ tại vị trí cần chèn.

Vào:

Mailings → Insert Merge Field

Sau đó chọn trường dữ liệu.

Ví dụ:

First Name.
Last Name.
Address.
City.
Postal Code.
Email.

Tên trường phụ thuộc vào cấu trúc của nguồn dữ liệu.

Address Block

Word cũng cung cấp:

Mailings → Address Block

để chèn thông tin địa chỉ theo định dạng có sẵn.

Greeting Line

Có thể sử dụng:

Mailings → Greeting Line

để tạo lời chào.

Ví dụ:

Kính gửi «First Name»,

95. Preview Results

Sau khi chèn Merge Field, cần kiểm tra dữ liệu trước khi hoàn tất Mail Merge.

Chọn:

Mailings → Preview Results

Word sẽ thay các Merge Field bằng dữ liệu thật từ danh sách người nhận.

Ví dụ trước khi Preview:

Kính gửi: «Họ tên»

Địa chỉ: «Địa chỉ»

Sau khi Preview:

Kính gửi: Nguyễn Văn A

Địa chỉ: 10 Nguyễn Trãi

Có thể sử dụng các nút điều hướng để xem từng người nhận:

◀   1   2   3   4   ▶

Kiểm tra dữ liệu

Trước khi hoàn tất Mail Merge, cần kiểm tra:

Tên người nhận.
Địa chỉ.
Các trường dữ liệu.
Thứ tự người nhận.
Nội dung cá nhân hóa.

Nếu phát hiện lỗi, có thể quay lại chỉnh sửa tài liệu chính hoặc nguồn dữ liệu.

96. Finish & Merge

Sau khi kiểm tra bằng Preview Results, có thể hoàn tất Mail Merge.

Chọn:

Mailings → Finish & Merge

Word cung cấp các lựa chọn chính:

Edit Individual Documents.
Print Documents.
Send E-mail Messages.

Edit Individual Documents

Cho phép tạo một tài liệu mới chứa kết quả Mail Merge.

Có thể chọn:

All.
Current record.
From ... To ...

Ví dụ chọn All, Word tạo tài liệu chứa tất cả các bản ghi.

Print Documents

Cho phép in trực tiếp các tài liệu đã Merge.

Có thể chọn:

All.
Current record.
From ... To ...

Send E-mail Messages

Cho phép gửi nội dung Mail Merge qua email nếu hệ thống được cấu hình phù hợp.

97. Mail Merge với Excel

Microsoft Word có thể sử dụng dữ liệu từ Excel làm nguồn cho Mail Merge.

Ví dụ Excel có bảng:

┌──────────────┬───────────────┬──────────────┐
│ Họ tên       │ Địa chỉ       │ Điện thoại   │
├──────────────┼───────────────┼──────────────┤
│ Nguyễn A     │ 10 Nguyễn Trãi│ 0900000001   │
│ Trần B       │ 20 Lê Lợi     │ 0900000002   │
│ Lê C         │ 30 Hai Bà Trưng│0900000003   │
└──────────────┴───────────────┴──────────────┘

Các bước

Bước 1: Tạo tài liệu Word.

Bước 2: Vào:

Mailings → Start Mail Merge

Bước 3: Chọn loại tài liệu, ví dụ:

Letters

Bước 4: Chọn:

Mailings → Select Recipients → Use an Existing List

Bước 5: Chọn file Excel.

Bước 6: Chọn Worksheet chứa dữ liệu.

Bước 7: Chèn các Merge Field.

Ví dụ:

Kính gửi: «Họ tên»

Địa chỉ: «Địa chỉ»

Điện thoại: «Điện thoại»

Bước 8: Chọn Preview Results.

Bước 9: Kiểm tra dữ liệu.

Bước 10: Chọn Finish & Merge.

Lưu ý khi dùng Excel

Bảng dữ liệu nên có hàng đầu tiên chứa tên các trường.

Ví dụ:

Họ tên | Địa chỉ | Điện thoại

Các dòng phía dưới chứa dữ liệu tương ứng.

98. Tạo thư hàng loạt

Mail Merge có thể được sử dụng để tạo thư hàng loạt.

Ví dụ mẫu thư:

THÔNG BÁO

Kính gửi: «Họ tên»

Địa chỉ: «Địa chỉ»

Trung tâm xin thông báo rằng...

Trân trọng.

Khi thực hiện Mail Merge, mỗi người nhận sẽ nhận được một phiên bản thư với thông tin riêng.

Quy trình

Mailings → Start Mail Merge → Letters

Sau đó:

Select Recipients

→ chọn nguồn dữ liệu.

Tiếp theo chèn:

Insert Merge Field

Ví dụ:

Kính gửi: «Họ tên»

Địa chỉ: «Địa chỉ»

Sau đó:

Preview Results

để kiểm tra.

Cuối cùng:

Finish & Merge

để tạo hoặc in thư.

Ví dụ kết quả

Người nhận thứ nhất:

Kính gửi: Nguyễn Văn A

Địa chỉ: 10 Nguyễn Trãi

Người nhận thứ hai:

Kính gửi: Trần Văn B

Địa chỉ: 20 Lê Lợi

99. Tạo phong bì hàng loạt

Microsoft Word có thể sử dụng Mail Merge để tạo nhiều phong bì dựa trên danh sách người nhận.

Vào:

Mailings → Start Mail Merge → Envelopes

Word sẽ thiết lập tài liệu theo kích thước phong bì.

Sau đó chọn:

Select Recipients

để lựa chọn danh sách người nhận.

Chèn thông tin người nhận

Có thể sử dụng:

Address Block

hoặc các:

Insert Merge Field

để đưa thông tin người nhận vào phong bì.

Ví dụ:

┌──────────────────────────────────┐
│                                  │
│                         Nguyễn A │
│                         10 Nguyễn│
│                         Trãi     │
│                         TP.HCM   │
│                                  │
└──────────────────────────────────┘

Sau đó sử dụng:

Preview Results

để kiểm tra từng phong bì.

Cuối cùng:

Finish & Merge

để:

Tạo tài liệu.
In phong bì.

100. Tạo nhãn hàng loạt

Microsoft Word cũng cho phép tạo Labels hàng loạt bằng Mail Merge.

Vào:

Mailings → Start Mail Merge → Labels

Word sẽ hiển thị hộp thoại:

Label Options

Tại đây có thể lựa chọn:

Label vendors.
Product number.

Sau khi chọn loại nhãn, Word tạo bố cục các nhãn trên trang.

Chọn danh sách người nhận

Vào:

Mailings → Select Recipients

Sau đó chọn nguồn dữ liệu.

Chèn Merge Field

Có thể sử dụng:

Address Block

hoặc:

Insert Merge Field

Ví dụ:

┌───────────────────┐
│ Nguyễn Văn A      │
│ 10 Nguyễn Trãi    │
│ TP.HCM            │
└───────────────────┘

Sau đó sử dụng:

Update Labels

để áp dụng bố cục và Merge Field cho các nhãn còn lại.

Preview Results

Chọn:

Mailings → Preview Results

để kiểm tra thông tin trên từng nhãn.

Finish & Merge

Cuối cùng:

Mailings → Finish & Merge

để tạo hoặc in các nhãn hàng loạt.

🎯 TỔNG KẾT PHẦN 10

Trong PHẦN 10 — MAIL MERGE, chúng ta đã học đúng 10 nội dung từ bài 91 đến bài 100: