PivotTable là một trong những công cụ mạnh nhất của Microsoft Excel để tổng hợp, phân loại và phân tích dữ liệu.
Thay vì phải viết nhiều công thức để tính tổng, đếm số lượng hoặc so sánh dữ liệu, PivotTable cho phép chúng ta kéo thả các trường dữ liệu để nhanh chóng tạo báo cáo.
Trong phần này, chúng ta sẽ học đúng 10 nội dung:
Tổng quan về PivotTable
Tạo PivotTable
Rows, Columns, Values và Filters
Group dữ liệu
Calculated Fields
PivotChart
Slicer
Timeline
Làm mới PivotTable
Phân tích dữ liệu bằng PivotTable
86. Tổng quan về PivotTable
PivotTable là công cụ dùng để tổng hợp và phân tích một lượng lớn dữ liệu.
Ví dụ chúng ta có bảng bán hàng:
| Ngày | Nhân viên | Khu vực | Sản phẩm | Số lượng | Doanh thu |
|---|---|---|---|---|---|
| 01/01/2026 | Nguyễn An | Miền Bắc | Laptop | 2 | 30000000 |
| 02/01/2026 | Trần Bình | Miền Nam | Máy in | 3 | 18000000 |
| 03/01/2026 | Nguyễn An | Miền Bắc | Chuột | 10 | 5000000 |
| 04/01/2026 | Lê Minh | Miền Trung | Laptop | 1 | 15000000 |
Nếu bảng có hàng nghìn dòng, việc tổng hợp thủ công sẽ rất mất thời gian.
PivotTable có thể nhanh chóng trả lời các câu hỏi như:
Tổng doanh thu là bao nhiêu?
Mỗi nhân viên bán được bao nhiêu?
Khu vực nào có doanh thu cao nhất?
Sản phẩm nào bán nhiều nhất?
Doanh thu theo từng tháng là bao nhiêu?
Mỗi khu vực có bao nhiêu đơn hàng?
Ưu điểm của PivotTable
PivotTable cho phép:
Tổng hợp dữ liệu.
Tính tổng.
Tính trung bình.
Đếm dữ liệu.
So sánh các nhóm.
Lọc dữ liệu.
Nhóm dữ liệu.
Tạo báo cáo nhanh.
Đây là một nội dung rất quan trọng khi học và luyện thi MOS Excel.
87. Tạo PivotTable
Để tạo PivotTable, trước tiên dữ liệu nên được tổ chức thành bảng có:
Hàng tiêu đề rõ ràng.
Mỗi cột chứa một loại dữ liệu.
Không có dòng trống xen kẽ.
Không có cột trống trong vùng dữ liệu.
Ví dụ:
| Ngày | Nhân viên | Khu vực | Sản phẩm | Doanh thu |
|---|---|---|---|---|
| 01/01/2026 | Nguyễn An | Miền Bắc | Laptop | 30000000 |
| 02/01/2026 | Trần Bình | Miền Nam | Máy in | 18000000 |
| 03/01/2026 | Nguyễn An | Miền Bắc | Chuột | 5000000 |
Chọn một ô bất kỳ trong bảng.
Vào:
Insert → PivotTable
Excel sẽ mở hộp thoại Create PivotTable.
Excel sẽ tự động xác định vùng dữ liệu.
Sau đó lựa chọn vị trí đặt PivotTable:
New Worksheet
Existing Worksheet
Thông thường nên chọn:
New Worksheet
để PivotTable nằm trên một Worksheet riêng.
Nhấn:
OK
Excel sẽ tạo một PivotTable trống cùng với khu vực PivotTable Fields.
88. Rows, Columns, Values và Filters
Đây là bốn khu vực quan trọng nhất khi làm việc với PivotTable.
Trong bảng PivotTable Fields, chúng ta sẽ thấy:
Filters
Columns
Rows
Values
Rows
Rows xác định dữ liệu được hiển thị theo hàng.
Ví dụ kéo:
Nhân viên → Rows
PivotTable có thể tạo:
| Nhân viên |
|---|
| Lê Minh |
| Nguyễn An |
| Trần Bình |
Columns
Columns xác định dữ liệu được hiển thị theo cột.
Ví dụ:
Khu vực → Columns
PivotTable có thể tạo:
| Miền Bắc | Miền Nam | Miền Trung | |
|---|---|---|---|
| Doanh thu | ... | ... | ... |
Values
Values chứa dữ liệu cần tính toán.
Ví dụ kéo:
Doanh thu → Values
Excel thường mặc định sử dụng:
Sum of Doanh thu
Kết quả là tổng doanh thu.
Có thể thay đổi phép tính thành:
Sum
Count
Average
Max
Min
Product
Filters
Filters cho phép lọc toàn bộ PivotTable theo một trường dữ liệu.
Ví dụ kéo:
Khu vực → Filters
Sau đó có thể chọn:
Miền Bắc
PivotTable sẽ chỉ hiển thị dữ liệu của Miền Bắc.
Ví dụ kết hợp
Giả sử muốn xem:
Doanh thu của từng nhân viên theo từng khu vực.
Có thể thiết lập:
Rows → Nhân viên
Columns → Khu vực
Values → Doanh thu
Excel sẽ tự động tạo bảng tổng hợp.
Đây chính là sức mạnh của PivotTable.
89. Group dữ liệu
Group cho phép nhóm dữ liệu thành các nhóm lớn hơn.
Tính năng này đặc biệt hữu ích với:
Ngày tháng.
Tháng.
Quý.
Năm.
Khoảng số.
Group theo ngày
Ví dụ dữ liệu bán hàng có hàng nghìn ngày:
01/01/2026
02/01/2026
03/01/2026
...
31/12/2026
Nếu đưa trường Ngày vào Rows, PivotTable có thể hiển thị từng ngày.
Chúng ta có thể nhóm thành:
Months
Quarters
Years
Thực hiện:
Nhấn chuột phải vào một ngày trong PivotTable →:
Group
Sau đó chọn:
Months
Quarters
Years
Ví dụ chọn:
Months
PivotTable sẽ tổng hợp doanh thu theo từng tháng.
Group theo số
Giả sử có điểm:
12
25
37
48
56
67
75
89
95
Có thể nhóm thành:
0–19
20–39
40–59
60–79
80–99
Tính năng này hữu ích khi phân tích:
Điểm số.
Độ tuổi.
Doanh thu.
Số lượng.
Giá trị giao dịch.
90. Calculated Fields
Calculated Field cho phép tạo một trường tính toán mới dựa trên các trường có sẵn trong PivotTable.
Ví dụ dữ liệu có:
Doanh thu.
Chi phí.
Ta muốn tính:
Lợi nhuận = Doanh thu - Chi phí
Có thể tạo một trường tính toán:
= Doanh thu - Chi phí
Khi đó PivotTable có thể hiển thị thêm cột Lợi nhuận.
Ý nghĩa
Calculated Field giúp thực hiện các phép tính trực tiếp trong PivotTable mà không cần thêm cột dữ liệu nguồn cho từng phép tính.
Ví dụ:
Lợi nhuận = Doanh thu - Chi phí
hoặc:
Tỷ suất lợi nhuận = Lợi nhuận / Doanh thu
Lưu ý
Khả năng và giao diện của Calculated Fields có thể khác nhau tùy loại PivotTable và phiên bản Excel.
Khi luyện thi MOS, cần chú ý chính xác yêu cầu đề bài và loại PivotTable đang sử dụng.
91. PivotChart
PivotChart là biểu đồ được tạo dựa trên PivotTable.
Ví dụ PivotTable tổng hợp:
| Tháng | Doanh thu |
|---|---|
| Tháng 1 | 120 |
| Tháng 2 | 150 |
| Tháng 3 | 180 |
| Tháng 4 | 210 |
Có thể tạo PivotChart để biểu diễn dữ liệu này.
Cách tạo
Chọn PivotTable →:
Insert → PivotChart
Excel cung cấp các loại biểu đồ:
Column.
Bar.
Line.
Pie.
Area.
Combo.
Ưu điểm
Điểm mạnh của PivotChart là khi thay đổi bộ lọc của PivotTable, biểu đồ cũng tự động thay đổi theo.
Ví dụ:
Chọn:
Khu vực → Miền Bắc
PivotChart sẽ chỉ hiển thị dữ liệu của Miền Bắc.
92. Slicer
Slicer là công cụ lọc dữ liệu trực quan cho PivotTable.
Thay vì sử dụng các menu lọc truyền thống, Slicer tạo ra các nút để người dùng nhấn trực tiếp.
Ví dụ có Slicer:
KHU VỰC
[ Miền Bắc ]
[ Miền Trung ]
[ Miền Nam ]
Chọn:
Miền Bắc
PivotTable sẽ lập tức lọc dữ liệu.
Cách tạo
Chọn PivotTable →:
PivotTable Analyze → Insert Slicer
Chọn trường muốn sử dụng làm bộ lọc.
Ví dụ:
Khu vực.
Nhân viên.
Sản phẩm.
Phòng ban.
Nhấn:
OK
Excel sẽ tạo Slicer.
Ưu điểm
Slicer rất hữu ích khi xây dựng Dashboard Excel vì:
Dễ sử dụng.
Trực quan.
Hiển thị rõ trạng thái lọc.
Có thể điều khiển PivotTable nhanh chóng.
93. Timeline
Timeline là công cụ lọc dữ liệu theo thời gian dành cho PivotTable.
Timeline đặc biệt hữu ích khi dữ liệu có trường ngày tháng.
Ví dụ dữ liệu bán hàng trong năm 2026.
Có thể tạo Timeline để lọc theo:
Years.
Quarters.
Months.
Days.
Cách tạo
Chọn PivotTable →:
PivotTable Analyze → Insert Timeline
Chọn trường ngày tháng.
Nhấn:
OK
Excel sẽ tạo Timeline.
Ví dụ:
2026
|---|---|---|---|
T1 T2 T3 T4
Có thể kéo vùng chọn trên Timeline để chỉ hiển thị một khoảng thời gian.
Ví dụ
Muốn xem doanh thu từ:
Tháng 3 đến tháng 6
chỉ cần chọn khoảng thời gian tương ứng trên Timeline.
94. Làm mới PivotTable
PivotTable không phải lúc nào cũng tự động cập nhật ngay khi dữ liệu nguồn thay đổi.
Ví dụ dữ liệu nguồn ban đầu:
| Sản phẩm | Doanh thu |
|---|---|
| Laptop | 30000000 |
| Máy in | 18000000 |
Sau đó thêm:
| Sản phẩm | Doanh thu |
|---|---|
| Chuột | 5000000 |
PivotTable có thể cần được Refresh để cập nhật dữ liệu.
Cách Refresh
Chọn PivotTable →:
PivotTable Analyze → Refresh
Hoặc nhấn chuột phải vào PivotTable →:
Refresh
Refresh All
Nếu Workbook có nhiều PivotTable và kết nối dữ liệu:
Data → Refresh All
có thể được sử dụng để làm mới nhiều nguồn dữ liệu cùng lúc.
Lưu ý với nguồn dữ liệu
Nếu dữ liệu nguồn là một Excel Table, việc thêm dòng mới vào Table thường giúp vùng dữ liệu nguồn của PivotTable dễ quản lý hơn.
Tuy nhiên, sau khi dữ liệu thay đổi vẫn nên thực hiện Refresh PivotTable.
95. Phân tích dữ liệu bằng PivotTable
Sau khi biết cách tạo và điều khiển PivotTable, chúng ta có thể sử dụng nó để phân tích dữ liệu thực tế.
Giả sử có bảng bán hàng:
| Ngày | Nhân viên | Khu vực | Sản phẩm | Số lượng | Doanh thu |
|---|---|---|---|---|---|
| 01/01/2026 | Nguyễn An | Bắc | Laptop | 2 | 30000000 |
| 02/01/2026 | Trần Bình | Nam | Máy in | 3 | 18000000 |
| 03/01/2026 | Nguyễn An | Bắc | Chuột | 10 | 5000000 |
| 04/01/2026 | Lê Minh | Trung | Laptop | 1 | 15000000 |
Phân tích doanh thu theo nhân viên
Thiết lập:
Rows → Nhân viên
Values → Doanh thu
Kết quả cho biết tổng doanh thu của từng nhân viên.
Phân tích doanh thu theo khu vực
Thiết lập:
Rows → Khu vực
Values → Doanh thu
Có thể nhanh chóng biết khu vực nào có doanh thu cao nhất.
Phân tích doanh thu theo sản phẩm
Thiết lập:
Rows → Sản phẩm
Values → Doanh thu
Từ đó xác định sản phẩm có doanh thu cao nhất.
Phân tích theo thời gian
Đưa:
Ngày → Rows
Doanh thu → Values
Sau đó Group theo:
Months
PivotTable sẽ cho biết doanh thu theo từng tháng.
Phân tích nhiều chiều
PivotTable có thể kết hợp nhiều trường.
Ví dụ:
Rows → Khu vực
Columns → Sản phẩm
Values → Doanh thu
Kết quả có thể cho biết:
Khu vực nào bán Laptop tốt nhất?
Khu vực nào bán Máy in nhiều nhất?
Sản phẩm nào có doanh thu cao nhất?
Tổng doanh thu của từng khu vực là bao nhiêu?
Kết hợp PivotTable + Slicer + PivotChart
Một báo cáo phân tích chuyên nghiệp có thể gồm:
Dữ liệu nguồn
↓
PivotTable
↓
Slicer
↓
Timeline
↓
PivotChart
↓
Dashboard
Người dùng có thể chọn:
Khu vực → Miền Nam
và biểu đồ sẽ tự động thay đổi.
Sau đó chọn Timeline:
Tháng 1 → Tháng 6
để xem riêng doanh thu trong khoảng thời gian đó.
Đây là nền tảng quan trọng để xây dựng Dashboard Excel tương tác.
🎯 TỔNG KẾT PHẦN 10
| Bài | Nội dung |
|---|---|
| 86 | Tổng quan về PivotTable |
| 87 | Tạo PivotTable |
| 88 | Rows, Columns, Values và Filters |
| 89 | Group dữ liệu |
| 90 | Calculated Fields |
| 91 | PivotChart |
| 92 | Slicer |
| 93 | Timeline |
| 94 | Làm mới PivotTable |
| 95 | Phân tích dữ liệu bằng PivotTable |
Sau khi hoàn thành Phần 10, bạn đã nắm được quy trình cơ bản:
Dữ liệu nguồn → PivotTable → Group → Filter → Slicer → Timeline → PivotChart → Phân tích.
Đây là một trong những kỹ năng quan trọng nhất khi làm việc với các bảng dữ liệu lớn trong Excel và cũng là nền tảng quan trọng cho phần luyện thi MOS Excel.
Tiếp theo là:
📄 PHẦN 11 — IN ẤN VÀ THIẾT LẬP TRANG
Gồm các nội dung từ 96 đến 105: Page Layout, Margins, Orientation, Paper Size, Print Area, Page Break, Header & Footer, Repeat Rows & Columns, Scaling, Print Preview và thiết lập trang tính chuyên nghiệp.
Không có nhận xét nào:
Đăng nhận xét