📘 PHẦN 13 — IN ẤN VÀ XUẤT TÀI LIỆU

121. Print Preview

Print Preview cho phép xem trước tài liệu trước khi in.

Để mở Print Preview, vào:

File → Print

Word sẽ hiển thị khu vực xem trước tài liệu.

Có thể kiểm tra:

• Nội dung từng trang.

• Số trang.

• Bố cục trang.

• Lề trang.

• Header và Footer.

• Page Number.

• Vị trí hình ảnh.

• Bảng.

• Các đối tượng trên trang.

Ví dụ:

┌─────────────────────────────┐
│                             │
│       TÀI LIỆU WORD         │
│                             │
│   Nội dung tài liệu...      │
│                             │
│                             │
│              Trang 1        │
└─────────────────────────────┘

Chuyển trang trong Print Preview

Có thể sử dụng các nút điều hướng để xem:

• Trang trước.

• Trang tiếp theo.

Hoặc nhập số trang cần xem.

Kiểm tra trước khi in

Print Preview giúp phát hiện những lỗi như:

• Nội dung bị tràn sang trang khác.

• Bảng bị chia không mong muốn.

• Hình ảnh nằm sai vị trí.

• Header hoặc Footer không đúng.

• Page Number không đúng.

• Trang trắng xuất hiện.

Sau khi kiểm tra xong, có thể tiến hành thiết lập máy in và in tài liệu.

---

122. Thiết lập máy in

Microsoft Word cho phép lựa chọn máy in và thiết lập các tùy chọn in trước khi thực hiện lệnh Print.

Vào:

File → Print

Trong khu vực Printer, chọn máy in cần sử dụng.

Ví dụ:

Printer:
┌──────────────────────────┐
│ HP LaserJet              │
│ Microsoft Print to PDF   │
└──────────────────────────┘

Tùy hệ thống, danh sách máy in có thể khác nhau.

Printer Properties

Có thể mở:

Printer Properties

để thiết lập các tùy chọn do driver máy in cung cấp.

Ví dụ:

• Khổ giấy.

• Chất lượng in.

• Khay giấy.

• In màu hoặc đen trắng.

• Một số thiết lập khác.

Các tùy chọn phụ thuộc vào loại máy in đang sử dụng.

Print Settings

Trong Word, khu vực Print cũng cho phép thiết lập:

• Số bản in.

• Trang cần in.

• In một mặt hoặc hai mặt nếu máy in hỗ trợ.

• Collated.

• Orientation.

• Paper Size.

• Margins.

• Pages per Sheet.

---

123. In toàn bộ tài liệu

Để in toàn bộ tài liệu, vào:

File → Print

Sau đó chọn máy in.

Tại phần thiết lập trang, chọn:

Print All Pages

Word sẽ in toàn bộ tài liệu.

Ví dụ tài liệu có:

Trang 1
Trang 2
Trang 3
Trang 4
Trang 5

Khi chọn Print All Pages, Word sẽ gửi toàn bộ 5 trang tới máy in.

Quy trình

Bước 1: Mở tài liệu.

Bước 2: Chọn:

File → Print

Bước 3: Chọn máy in.

Bước 4: Kiểm tra Print Preview.

Bước 5: Chọn số bản cần in.

Bước 6: Chọn:

Print

---

124. In một phần tài liệu

Không nhất thiết phải in toàn bộ tài liệu. Word cho phép chỉ định phần tài liệu cần in.

Trong:

File → Print

có thể chọn phạm vi trang.

Ví dụ:

Pages: 3-7

Word sẽ chỉ in từ trang 3 đến trang 7.

Ví dụ

Tài liệu có 20 trang:

1  2  3  4  5  6  7  8  9  10
11 12 13 14 15 16 17 18 19 20

Nếu nhập:

3-7

Word sẽ in:

3
4
5
6
7

Có thể nhập nhiều phạm vi trang tùy phiên bản Word và giao diện in.

Ví dụ:

1-3, 8, 12-15

---

125. In nhiều bản

Word cho phép in nhiều bản của cùng một tài liệu.

Trong:

File → Print

tại mục Copies, nhập số lượng bản cần in.

Ví dụ:

Copies: 5

Word sẽ in 5 bản của tài liệu.

Collated

Khi in nhiều bản, có thể sử dụng tùy chọn Collated.

Ví dụ tài liệu có 3 trang và cần in 2 bản.

Collated:

Bản 1:
Trang 1
Trang 2
Trang 3

Bản 2:
Trang 1
Trang 2
Trang 3

Uncollated:

Trang 1
Trang 1

Trang 2
Trang 2

Trang 3
Trang 3

Tùy chọn này rất hữu ích khi in nhiều bản tài liệu nhiều trang.

---

126. Print Selection

Print Selection cho phép in riêng phần nội dung đã được chọn trong tài liệu.

Các bước

Bước 1: Chọn phần văn bản muốn in.

Ví dụ:

Đoạn văn 1
Đoạn văn 2
Đoạn văn 3

Chỉ chọn:

Đoạn văn 2

Bước 2: Chọn:

File → Print

Bước 3: Trong phần thiết lập trang, chọn:

Print Selection

Bước 4: Kiểm tra Print Preview.

Bước 5: Chọn:

Print

Word sẽ chỉ in phần nội dung đang được chọn.

Lưu ý

Print Selection khác với việc nhập số trang.

Print Selection dựa trên vùng nội dung đang được chọn, không chỉ dựa vào số trang.

---

127. Save As PDF

Microsoft Word cho phép lưu tài liệu dưới định dạng PDF.

PDF phù hợp khi cần chia sẻ tài liệu mà muốn giữ bố cục tương đối ổn định trên các thiết bị.

Cách lưu PDF

Có thể chọn:

File → Save As

Sau đó tại:

Save as type

chọn:

PDF (*.pdf)

Sau đó chọn:

Save

Một cách khác

Có thể sử dụng:

File → Export → Create PDF/XPS

Sau đó chọn vị trí lưu và xuất tài liệu.

Kiểm tra PDF

Sau khi tạo PDF, nên mở file PDF để kiểm tra:

• Số trang.

• Nội dung.

• Hình ảnh.

• Bảng.

• Header.

• Footer.

• Page Number.

• Font chữ.

• Bố cục.

Ví dụ:

Word Document
      │
      ▼
Save As PDF
      │
      ▼
PDF Document

---

128. Export tài liệu

Export cho phép xuất tài liệu Word sang một số định dạng khác tùy phiên bản và tính năng được hỗ trợ.

Trong Word có thể sử dụng:

File → Export

Một lựa chọn phổ biến là:

Create PDF/XPS

Sau đó chọn:

Create PDF/XPS

Word sẽ mở hộp thoại xuất tài liệu.

Có thể thiết lập:

• File name.

• Save location.

• PDF.

• XPS.

• Một số tùy chọn xuất.

Options khi Export

Trong quá trình xuất PDF, có thể có các tùy chọn liên quan đến:

• Page range.

• Document properties.

• Accessibility.

• PDF/A.

• Open file after publishing.

Các tùy chọn có thể thay đổi tùy phiên bản Word.

---

129. Các thiết lập in quan trọng

Trước khi in tài liệu, cần kiểm tra các thiết lập quan trọng trong:

File → Print

Một số thiết lập thường được sử dụng gồm:

Printer

Chọn máy in cần sử dụng.

Printer → Chọn máy in

Copies

Xác định số lượng bản in.

Copies → 1 / 2 / 3 / ...

Pages

Xác định phạm vi trang cần in.

Ví dụ:

All Pages
Current Page
Custom Print

Print One Sided

In một mặt.

Nếu máy in hỗ trợ, có thể có lựa chọn in hai mặt như:

Print on Both Sides

Collated

Sắp xếp các bản in theo từng bộ.

Orientation

Thiết lập hướng giấy:

• Portrait.

• Landscape.

Paper Size

Chọn khổ giấy.

Ví dụ:

• A4.

• Letter.

• Legal.

Tùy máy in và thiết lập hệ thống.

Margins

Có thể chọn các thiết lập lề được cung cấp trong giao diện Print hoặc sử dụng lề đã thiết lập trong tài liệu.

Pages per Sheet

Cho phép in nhiều trang trên một tờ giấy.

Ví dụ:

1 Page Per Sheet
2 Pages Per Sheet
4 Pages Per Sheet

Tùy chọn có thể phụ thuộc vào máy in và phiên bản Word.

---

130. Kiểm tra tài liệu trước khi in

Trước khi in tài liệu chính thức, cần kiểm tra toàn bộ tài liệu để tránh lỗi.

Có thể thực hiện kiểm tra theo trình tự:

Nội dung
   ↓
Định dạng
   ↓
Bố cục trang
   ↓
Header / Footer
   ↓
Page Number
   ↓
Hình ảnh / Bảng
   ↓
Print Preview
   ↓
In

Kiểm tra nội dung

Kiểm tra:

• Chính tả.

• Ngữ pháp.

• Nội dung bị thiếu.

• Nội dung bị lặp.

• Số liệu.

Có thể sử dụng:

Review → Spelling & Grammar

và:

Review → Word Count

---

Kiểm tra bố cục

Kiểm tra:

• Khổ giấy.

• Orientation.

• Margins.

• Page Break.

• Section Break.

• Columns.

---

Kiểm tra Header và Footer

Kiểm tra:

• Header.

• Footer.

• Page Number.

• Nội dung ở đầu và cuối trang.

---

Kiểm tra hình ảnh và bảng

Đặc biệt chú ý:

• Hình ảnh có bị tràn trang không.

• Bảng có bị cắt không.

• Nội dung trong bảng có bị mất không.

• Caption có đúng không.

---

Kiểm tra Print Preview

Cuối cùng vào:

File → Print

để xem trước toàn bộ tài liệu.

Kiểm tra từng trang trước khi nhấn:

Print

Đối với tài liệu quan trọng, nên in thử một bản trước khi in số lượng lớn.

---

🎯 TỔNG KẾT PHẦN 13

Trong PHẦN 13 — IN ẤN VÀ XUẤT TÀI LIỆU, chúng ta đã học đúng 10 nội dung từ bài 121 đến bài 130:

121. Print Preview

122. Thiết lập máy in

123. In toàn bộ tài liệu

124. In một phần tài liệu

125. In nhiều bản

126. Print Selection

127. Save As PDF

128. Export tài liệu

129. Các thiết lập in quan trọng

130. Kiểm tra tài liệu trước khi in

Đây là toàn bộ PHẦN 13, đúng theo mục lục ban đầu và đúng số thứ tự 121 → 130.