Trong Microsoft Word, Page Setup là nhóm công cụ dùng để thiết lập kích thước, hướng và bố cục của trang giấy.
Nếu phần Định dạng văn bản và Định dạng đoạn văn tập trung vào nội dung bên trong trang thì Page Setup tập trung vào cách toàn bộ tài liệu được trình bày trên trang.
Trong phần này, chúng ta sẽ học 10 nội dung:
Khổ giấy và Page Size
Page Margins
Orientation
Columns
Page Break
Section Break
Header và Footer
Page Number
Watermark
Page Color và Page Border
31. Khổ giấy và Page Size
31.1. Page Size là gì?
Page Size là kích thước của trang giấy trong tài liệu Word.
Một số khổ giấy phổ biến:
A4
A5
Letter
Legal
Executive
Trong các tài liệu tại Việt Nam, A4 là khổ giấy được sử dụng rất phổ biến.
31.2. Thay đổi Page Size
Để thay đổi kích thước trang:
Layout → Size
Sau đó chọn khổ giấy mong muốn.
Ví dụ:
A4
Word sẽ thay đổi kích thước trang theo chuẩn A4.
31.3. More Paper Sizes
Nếu kích thước cần sử dụng không có trong danh sách, chọn:
Layout → Size → More Paper Sizes
Trong hộp thoại Page Setup, có thể thiết lập:
Width
→ Chiều rộng trang.
Height
→ Chiều cao trang.
Ví dụ:
Width: 21 cm
Height: 29.7 cm
đây là kích thước của giấy A4.
31.4. Lưu ý khi làm bài thi MOS
Nếu đề yêu cầu:
Change the paper size to A4.
Cần thực hiện đúng:
Layout → Size → A4
Không nên tự ý thay đổi các thông số khác nếu đề không yêu cầu.
32. Page Margins
32.1. Margin là gì?
Margins là khoảng cách giữa nội dung và mép giấy.
Word có 4 loại lề chính:
Top
Bottom
Left
Right
Có thể hiểu đơn giản:
┌──────────────────────────────┐
│ TOP │
│ │
│ LEFT NỘI DUNG RIGHT│
│ │
│ │
│ BOTTOM │
└──────────────────────────────┘
32.2. Thay đổi Margins
Chọn:
Layout → Margins
Word cung cấp một số mẫu có sẵn:
Normal
Narrow
Moderate
Wide
Mirrored
32.3. Normal
Normal là kiểu lề mặc định phổ biến.
32.4. Narrow
Narrow tạo lề nhỏ hơn, giúp có nhiều không gian hơn cho nội dung.
32.5. Wide
Wide tạo lề rộng hơn.
32.6. Custom Margins
Nếu muốn thiết lập lề theo yêu cầu cụ thể:
Layout → Margins → Custom Margins
Trong hộp thoại Page Setup, có thể nhập:
Top: 2 cm
Bottom: 2 cm
Left: 3 cm
Right: 2 cm
Sau đó chọn OK.
32.7. Mirror Margins
Mirror Margins được sử dụng khi tài liệu được in hai mặt và cần bố trí lề đối xứng.
Tính năng này phù hợp với:
Sách.
Giáo trình.
Tài liệu đóng gáy.
33. Orientation
33.1. Orientation là gì?
Orientation xác định hướng của trang giấy.
Word có hai hướng chính:
Portrait
Landscape
33.2. Portrait
Portrait là hướng dọc.
Đây là hướng thường được sử dụng cho:
Văn bản.
Báo cáo.
Đơn từ.
Tài liệu học tập.
33.3. Landscape
Landscape là hướng ngang.
Phù hợp với:
Bảng rộng.
Biểu đồ.
Hình ảnh lớn.
Tài liệu có nhiều cột.
33.4. Thay đổi Orientation
Chọn:
Layout → Orientation
Sau đó chọn:
Portrait
hoặc:
Landscape
33.5. Ví dụ
Trang dọc:
┌──────────────┐
│ │
│ WORD │
│ │
│ │
└──────────────┘
Trang ngang:
┌────────────────────────┐
│ │
│ WORD │
│ │
└────────────────────────┘
34. Columns
34.1. Columns là gì?
Columns chia nội dung trên một trang thành nhiều cột.
Ví dụ:
┌────────────┬────────────┐
│ Nội dung │ Nội dung │
│ cột 1 │ cột 2 │
│ │ │
│ Nội dung │ Nội dung │
└────────────┴────────────┘
34.2. Tạo Columns
Chọn nội dung cần chia cột:
Layout → Columns
Có thể chọn:
One
Two
Three
Left
Right
34.3. One
One là bố cục một cột bình thường.
34.4. Two
Two chia nội dung thành hai cột.
Thường được sử dụng trong:
Bản tin.
Tạp chí.
Tài liệu quảng cáo.
34.5. Three
Three chia nội dung thành ba cột.
34.6. More Columns
Để thiết lập chi tiết:
Layout → Columns → More Columns
Có thể thiết lập:
Number of columns.
Width.
Spacing.
Line between.
34.7. Line Between
Tùy chọn:
Line between
sẽ tạo một đường thẳng đứng giữa các cột.
Ví dụ:
Nội dung cột 1 │ Nội dung cột 2
Nội dung cột 1 │ Nội dung cột 2
34.8. Columns cho một phần tài liệu
Không nhất thiết toàn bộ tài liệu phải sử dụng cùng một số cột.
Có thể chọn một đoạn văn rồi áp dụng Columns cho riêng phần đó.
Để kiểm soát chính xác phạm vi áp dụng, thường cần kết hợp với Section Break.
Nội dung này sẽ được học ngay trong phần tiếp theo.
35. Page Break
35.1. Page Break là gì?
Page Break dùng để kết thúc trang hiện tại và đưa nội dung tiếp theo sang trang mới.
Phím tắt:
Ctrl + Enter
35.2. Ví dụ
Giả sử tài liệu có:
PHẦN 1
Nội dung phần 1...
Sau khi chèn Page Break:
PHẦN 1
Nội dung phần 1...
──────── TRANG MỚI ────────
PHẦN 2
Nội dung phần 2...
35.3. Chèn Page Break
Có thể chọn:
Insert → Page Break
hoặc:
Layout → Breaks → Page
Cách nhanh nhất:
Ctrl + Enter
35.4. Không nên dùng nhiều lần Enter
Một lỗi phổ biến là nhấn Enter nhiều lần để đưa nội dung sang trang mới.
Ví dụ:
Nội dung
Tiêu đề trang mới
Cách này không tốt vì khi nội dung phía trên thay đổi, vị trí trang sẽ bị lệch.
Thay vào đó nên sử dụng:
Page Break
36. Section Break
36.1. Section Break là gì?
Section Break chia tài liệu thành các Section độc lập.
Mỗi Section có thể có thiết lập riêng về:
Margins.
Orientation.
Columns.
Header.
Footer.
Page Number.
Đây là một trong những khái niệm rất quan trọng trong Word.
36.2. Các loại Section Break
Chọn:
Layout → Breaks
Trong phần Section Breaks, có:
Next Page
Continuous
Even Page
Odd Page
36.3. Next Page
Next Page tạo Section mới bắt đầu từ trang tiếp theo.
Ví dụ:
Section 1
────────────
Trang 1
Section 2
────────────
Trang 2
36.4. Continuous
Continuous tạo Section mới nhưng không bắt buộc phải chuyển sang trang mới.
Nó rất hữu ích khi muốn thay đổi:
Columns.
Một số thiết lập bố cục.
ngay giữa một trang.
36.5. Even Page
Even Page bắt đầu Section mới tại trang chẵn tiếp theo.
36.6. Odd Page
Odd Page bắt đầu Section mới tại trang lẻ tiếp theo.
36.7. Page Break và Section Break khác nhau
Đây là điểm rất quan trọng.
Page Break
→ Chỉ chuyển nội dung sang trang mới.
Section Break
→ Tạo một Section mới với thiết lập riêng.
Ví dụ:
Một tài liệu có 5 trang dọc.
Bạn muốn trang 3 nằm ngang.
Không nên chỉ sử dụng Page Break.
Cần tạo Section Break để trang 3 có thể có Orientation riêng.
37. Header và Footer
37.1. Header là gì?
Header là khu vực nằm ở phía trên trang.
Có thể sử dụng Header để đặt:
Tên tài liệu.
Tên chương.
Logo.
Tên công ty.
Thông tin tài liệu.
37.2. Footer là gì?
Footer là khu vực nằm ở phía dưới trang.
Có thể chứa:
Số trang.
Tên tài liệu.
Copyright.
Thông tin liên hệ.
37.3. Chèn Header
Chọn:
Insert → Header
Sau đó chọn mẫu phù hợp.
37.4. Chèn Footer
Chọn:
Insert → Footer
Sau đó chọn mẫu.
37.5. Chỉnh sửa Header và Footer
Có thể nhấp đúp vào khu vực đầu hoặc cuối trang để mở chế độ chỉnh sửa.
Word sẽ hiển thị tab:
Header & Footer
Tại đây có nhiều tùy chọn.
37.6. Different First Page
Different First Page cho phép trang đầu tiên có Header hoặc Footer khác với các trang còn lại.
Ví dụ:
Trang bìa:
KHÓA HỌC MICROSOFT WORD
Các trang sau:
MOS WORD | LỚP HỌC VI TÍNH
Đây là tính năng rất hữu ích khi thiết kế giáo trình và báo cáo.
37.7. Different Odd & Even Pages
Tùy chọn:
Different Odd & Even Pages
cho phép thiết lập Header và Footer khác nhau giữa:
Trang lẻ.
Trang chẵn.
Tính năng này thường được sử dụng trong sách và tài liệu in hai mặt.
38. Page Number
38.1. Page Number là gì?
Page Number dùng để đánh số trang tự động.
Thay vì tự nhập:
Trang 1
Trang 2
Trang 3
Word có thể tự động đánh số.
38.2. Chèn Page Number
Chọn:
Insert → Page Number
Sau đó chọn vị trí:
Top of Page.
Bottom of Page.
Page Margins.
Current Position.
38.3. Top of Page
Đặt số trang ở phía trên.
38.4. Bottom of Page
Đặt số trang ở phía dưới.
Đây là vị trí rất phổ biến.
38.5. Page Margins
Đặt số trang tại khu vực lề trang.
38.6. Format Page Numbers
Có thể thiết lập định dạng số trang:
Page Number → Format Page Numbers
Có thể chọn:
1, 2, 3
I, II, III
i, ii, iii
A, B, C
38.7. Start at
Có thể yêu cầu số trang bắt đầu từ một giá trị cụ thể.
Ví dụ:
Start at: 5
Trang đầu của Section có thể bắt đầu bằng số 5.
38.8. Different First Page kết hợp Page Number
Trong một tài liệu, trang bìa thường không hiển thị số trang.
Có thể sử dụng:
Different First Page
để ẩn số trang ở trang đầu.
39. Watermark
39.1. Watermark là gì?
Watermark là nội dung mờ được đặt phía sau nội dung chính của tài liệu.
Ví dụ:
DRAFT
CONFIDENTIAL
SAMPLE
KHÔNG SAO CHÉP
39.2. Chèn Watermark
Chọn:
Design → Watermark
Sau đó chọn mẫu có sẵn.
39.3. Custom Watermark
Có thể chọn:
Watermark → Custom Watermark
Word cho phép tạo:
Picture watermark
hoặc:
Text watermark
39.4. Text Watermark
Ví dụ:
DRAFT
Có thể thiết lập:
Text.
Font.
Size.
Color.
Layout.
Semitransparent.
39.5. Picture Watermark
Có thể sử dụng một hình ảnh làm Watermark.
Ví dụ:
Logo.
Biểu tượng.
Hình nền mờ.
39.6. Xóa Watermark
Chọn:
Design → Watermark → Remove Watermark
40. Page Color và Page Border
40.1. Page Color
Page Color dùng để thay đổi màu nền của toàn bộ trang.
Chọn:
Design → Page Color
Sau đó chọn màu.
40.2. Ví dụ
Trang Word mặc định:
┌────────────────────┐
│ │
│ Nội dung │
│ │
└────────────────────┘
Sau khi áp dụng Page Color, toàn bộ nền trang sẽ thay đổi màu.
40.3. Lưu ý khi sử dụng Page Color
Page Color phù hợp với:
Poster.
Tài liệu thiết kế.
Tờ giới thiệu.
Tài liệu trình bày đặc biệt.
Đối với tài liệu thông thường, nền trắng thường dễ đọc và phù hợp hơn.
40.4. Page Border
Page Border tạo đường viền bao quanh toàn bộ trang.
Chọn:
Design → Page Borders
Hộp thoại Borders and Shading sẽ xuất hiện.
Trong phần Page Border, có thể chọn:
Setting.
Style.
Color.
Width.
Art.
40.5. Setting
Một số lựa chọn:
None.
Box.
Shadow.
3-D.
Custom.
40.6. Style
Cho phép chọn kiểu đường viền:
──────────────
- - - - - - -
══════════════
40.7. Width
Điều chỉnh độ dày đường viền.
40.8. Art
Art cho phép sử dụng các mẫu đường viền trang đặc biệt.
Có thể phù hợp với:
Thiệp.
Chứng nhận.
Tài liệu trang trí.
🎯 BÀI THỰC HÀNH PHẦN 4
Tạo một tài liệu Word gồm nhiều trang với nội dung:
KHÓA HỌC MICROSOFT WORD
PHẦN 1
Làm quen với Microsoft Word
PHẦN 2
Định dạng văn bản
PHẦN 3
Định dạng đoạn văn
PHẦN 4
Page Setup và bố cục trang
Thực hiện các yêu cầu sau.
Yêu cầu 1
Thiết lập khổ giấy:
A4
Yêu cầu 2
Thiết lập Margins:
Top: 2 cm
Bottom: 2 cm
Left: 3 cm
Right: 2 cm
Yêu cầu 3
Thiết lập trang đầu:
Portrait
Yêu cầu 4
Tạo một trang khác sử dụng:
Landscape
Yêu cầu 5
Tạo một phần nội dung sử dụng:
Two Columns
Yêu cầu 6
Sử dụng:
Page Break
để đưa Phần 2 sang trang mới.
Yêu cầu 7
Sử dụng:
Section Break — Next Page
để tạo Section mới.
Yêu cầu 8
Chèn Header với nội dung:
KHÓA HỌC MOS WORD
Yêu cầu 9
Chèn Footer có số trang.
Yêu cầu 10
Thiết lập:
Different First Page
để trang đầu tiên không hiển thị Header và Footer giống các trang còn lại.
Yêu cầu 11
Chèn Watermark:
MOS WORD
Yêu cầu 12
Tạo Page Border bao quanh trang.
📝 TỔNG HỢP PHẦN 4
| Nội dung | Công cụ |
|---|---|
| Page Size | Layout → Size |
| Margins | Layout → Margins |
| Orientation | Layout → Orientation |
| Columns | Layout → Columns |
| Page Break | Layout → Breaks |
| Section Break | Layout → Breaks |
| Header | Insert → Header |
| Footer | Insert → Footer |
| Page Number | Insert → Page Number |
| Watermark | Design → Watermark |
| Page Color | Design → Page Color |
| Page Border | Design → Page Borders |
🎯 KIẾN THỨC CẦN NHỚ
Page Size
→ Kích thước giấy.
Margins
→ Khoảng cách giữa nội dung và mép giấy.
Orientation
→ Hướng trang dọc hoặc ngang.
Columns
→ Chia nội dung thành nhiều cột.
Page Break
→ Chuyển nội dung sang trang mới.
Section Break
→ Tạo Section mới với thiết lập riêng.
Header
→ Khu vực đầu trang.
Footer
→ Khu vực cuối trang.
Page Number
→ Đánh số trang tự động.
Watermark
→ Nội dung mờ phía sau tài liệu.
Page Color
→ Màu nền trang.
Page Border
→ Đường viền quanh trang.
🎓 KẾT LUẬN
Trong Phần 4, chúng ta đã hoàn thành nhóm kỹ năng Page Setup và Bố cục trang, bao gồm khổ giấy, lề, hướng trang, Columns, Page Break, Section Break, Header, Footer, Page Number, Watermark, Page Color và Page Border.
Đặc biệt cần nhớ sự khác nhau giữa:
Page Break
→ Chỉ tạo trang mới.
Section Break
→ Tạo Section mới, cho phép Section có thiết lập riêng.
Đây là kiến thức rất quan trọng khi thực hiện những bài thi MOS có yêu cầu thay đổi bố cục giữa các trang.
Không có nhận xét nào:
Đăng nhận xét