Giới thiệu chứng chỉ MOS Word
Microsoft Word là gì?
Giao diện Microsoft Word
Tạo, mở và lưu tài liệu
Các thao tác cơ bản với văn bản
Nhập và chỉnh sửa văn bản
Chọn, sao chép, cắt và dán nội dung
Undo, Redo và các thao tác nhanh
Phím tắt quan trọng trong Word
Tùy chỉnh giao diện và thanh công cụ
Phần 17 là phần tổng ôn cuối khóa, gồm đúng 10 nội dung từ bài 161 đến bài 170.
Nhóm Formatting tập trung vào các kỹ năng định dạng văn bản trong Microsoft Word.
Có thể thay đổi:
Font chữ.
Font Size.
Font Color.
Text Highlight Color.
Các kiểu định dạng cơ bản:
Bold
Italic
Underline
Sử dụng:
Superscript.
Subscript.
Ví dụ:
X²
H₂OCó thể thay đổi kiểu chữ bằng:
Home → Change Case
Các lựa chọn thường gặp:
Sentence case.
lowercase.
UPPERCASE.
Capitalize Each Word.
tOGGLE cASE.
Có thể áp dụng hiệu ứng cho văn bản thông qua:
Home → Text Effects and Typography
Dùng để sao chép định dạng từ một nội dung sang nội dung khác.
Nội dung A
↓
Format Painter
↓
Nội dung BDùng:
Home → Clear All Formatting
để loại bỏ các định dạng trực tiếp khỏi nội dung được chọn.
Sử dụng:
Home → Find
hoặc:
Ctrl + F
Để tìm và thay thế:
Ctrl + H
Khi làm bài MOS, cần phân biệt:
Font Formatting
↓
Font / Size / Bold / Italic / Underline
↓
Color / Highlight / Effects
Mở một tài liệu Word mới và thực hiện các yêu cầu sau.
Nhập nội dung:
MICROSOFT WORD
Microsoft Word là phần mềm xử lý văn bản được sử dụng
rộng rãi trong học tập và công việc văn phòng.
Word cung cấp nhiều công cụ giúp người dùng tạo,
chỉnh sửa và trình bày tài liệu chuyên nghiệp.Thực hiện:
Định dạng tiêu đề MICROSOFT WORD bằng Bold.
Đặt cỡ chữ tiêu đề là 18 pt.
Căn giữa tiêu đề.
Định dạng phần nội dung với cỡ chữ 12 pt.
Căn đều hai bên phần nội dung.
Thiết lập:
Line Spacing: 1.5.
Paragraph Spacing After: 6 pt.
Thụt đầu dòng dòng đầu tiên của các đoạn văn.
Thiết lập:
Paper Size: A4.
Orientation: Portrait.
Margins: Normal.
Tạo Header:
KHÓA HỌC MICROSOFT WORDChèn Page Number ở Footer.
Tạo bảng:
| STT | Họ và tên | Lớp | Điểm |
|---|---|---|---|
| 1 | Nguyễn Văn A | Word 01 | 85 |
| 2 | Trần Văn B | Word 01 | 90 |
| 3 | Lê Văn C | Word 02 | 78 |
| 4 | Phạm Văn D | Word 02 | 92 |
Thực hiện:
Định dạng dòng tiêu đề bằng Bold.
Căn giữa dữ liệu số.
Áp dụng Table Style.
Thêm Borders.
Sử dụng Print Preview để kiểm tra tài liệu.
Phần này tập trung vào kỹ năng làm bài thi Microsoft Office Specialist — Word, cách xử lý Task, quản lý thời gian và các kỹ thuật giúp hoàn thành bài thi hiệu quả.
Phần 15 gồm đúng 10 nội dung từ bài 142 đến bài 150 theo mục lục ban đầu.
Bài thi MOS Word đánh giá khả năng sử dụng Microsoft Word thông qua các nhiệm vụ thực hành trực tiếp trên phần mềm.
Thay vì chỉ trả lời câu hỏi lý thuyết, thí sinh phải thực hiện các yêu cầu được đưa ra trong bài thi.
Các nhóm kỹ năng có thể liên quan đến:
Quản lý tài liệu.
Định dạng văn bản.
Định dạng đoạn văn.
Page Layout.
Tables.
Pictures và Objects.
References.
Mail Merge.
Review.
Các tính năng khác của Word.
Một yêu cầu có thể có dạng:
Mở tài liệu được cung cấp.
Thực hiện các yêu cầu:
1. Định dạng tiêu đề.
2. Thay đổi lề trang.
3. Chèn bảng.
4. Áp dụng Style.
5. Lưu tài liệu.Thí sinh cần đọc yêu cầu và thực hiện trực tiếp trong Word.
Đọc yêu cầu
↓
Xác định đối tượng cần thao tác
↓
Thực hiện Task
↓
Kiểm tra kết quả
↓
Chuyển sang Task tiếp theoMục tiêu của bài thi không chỉ là biết tính năng mà còn phải thực hiện chính xác yêu cầu.
Trong bài thực hành này, học viên luyện tập các kỹ năng định dạng văn bản đã học.
Cho đoạn văn bản:
MICROSOFT WORD
Microsoft Word là phần mềm xử lý văn bản được sử dụng
rộng rãi trong học tập, công việc và văn phòng.
Người dùng có thể tạo tài liệu, chỉnh sửa nội dung,
định dạng văn bản và trình bày tài liệu chuyên nghiệp.Thực hiện các yêu cầu:
Chọn tiêu đề MICROSOFT WORD.
Định dạng tiêu đề bằng Bold.
Thay đổi Font chữ.
Thay đổi cỡ chữ.
Căn giữa tiêu đề.
Định dạng nội dung văn bản phù hợp.
Thay đổi màu chữ cho tiêu đề.
Highlight một phần nội dung.
Sử dụng Format Painter để sao chép định dạng.
Xóa định dạng bằng Clear Formatting khi cần.
Học viên thực hành thành thạo các thao tác định dạng văn bản cơ bản và có thể áp dụng chúng nhanh chóng trong tài liệu.
Print Preview cho phép xem trước tài liệu trước khi in.
Để mở Print Preview, vào:
File → Print
Word sẽ hiển thị khu vực xem trước tài liệu.
Có thể kiểm tra:
Nội dung từng trang.
Số trang.
Bố cục trang.
Lề trang.
Header và Footer.
Page Number.
Vị trí hình ảnh.
Bảng.
Các đối tượng trên trang.
Ví dụ:
┌─────────────────────────────┐
│ │
│ TÀI LIỆU WORD │
│ │
│ Nội dung tài liệu... │
│ │
│ │
│ Trang 1 │
└─────────────────────────────┘Có thể sử dụng các nút điều hướng để xem:
Trang trước.
Trang tiếp theo.
Hoặc nhập số trang cần xem.
Print Preview giúp phát hiện những lỗi như:
Nội dung bị tràn sang trang khác.
Bảng bị chia không mong muốn.
Hình ảnh nằm sai vị trí.
Header hoặc Footer không đúng.
Page Number không đúng.
Trang trắng xuất hiện.
Sau khi kiểm tra xong, có thể tiến hành thiết lập máy in và in tài liệu.
Trong Microsoft Word, các công cụ tự động hóa và công cụ nâng cao giúp người dùng tiết kiệm thời gian, chuẩn hóa tài liệu và quản lý các thông tin liên quan đến Document.
AutoCorrect là tính năng tự động sửa một số lỗi khi nhập văn bản trong Word.
Ví dụ, khi người dùng nhập một lỗi chính tả phổ biến, Word có thể tự động thay thế bằng từ đúng.
Để thiết lập AutoCorrect, vào:
File → Options → Proofing → AutoCorrect Options
Hộp thoại AutoCorrect xuất hiện.
Có thể thiết lập các tùy chọn như:
Correct TWo INitial CApitals.
Capitalize first letter of sentences.
Capitalize first letter of table cells.
Capitalize names of days.
Correct accidental usage of cAPS LOCK key.
Trong hộp thoại AutoCorrect, có thể thêm cặp:
Replace: vl
With: Microsoft Word
Sau đó khi nhập:
vl
Word có thể tự động thay thế thành:
Microsoft Word
Chọn mục cần xóa rồi chọn:
Delete
AutoCorrect đặc biệt hữu ích khi thường xuyên nhập các cụm từ dài hoặc những từ dễ gõ sai.
Microsoft Word cung cấp nhóm công cụ Review để kiểm tra nội dung, phát hiện lỗi, đếm từ, tra cứu từ đồng nghĩa, dịch văn bản, thêm Comments, theo dõi thay đổi và so sánh tài liệu.
Spelling & Grammar dùng để kiểm tra lỗi chính tả và ngữ pháp trong tài liệu.
Trong Word, có thể kiểm tra lỗi bằng:
Review → Spelling & Grammar
Tùy phiên bản Word, công cụ này có thể hiển thị dưới tên:
Editor
Word sẽ kiểm tra nội dung và đưa ra các đề xuất sửa lỗi.
Khi phát hiện từ có khả năng sai chính tả, Word có thể đánh dấu từ đó bằng đường gạch chân.
Ví dụ:
Microsoft Wrod
~~~~Word có thể đề xuất:
WordWord cũng có thể phát hiện một số vấn đề về ngữ pháp và cách diễn đạt.
Có thể xem đề xuất bằng cách:
Click phải vào nội dung được đánh dấu.
Chọn đề xuất phù hợp.
Tùy trường hợp, Word có thể cung cấp:
Change.
Ignore Once.
Ignore All.
Add to Dictionary.
Công cụ kiểm tra phụ thuộc vào ngôn ngữ kiểm tra được thiết lập cho tài liệu.
Microsoft Word cung cấp tính năng Mail Merge để tạo nhiều tài liệu có cùng nội dung nhưng khác nhau về thông tin người nhận.
Mail Merge thường được sử dụng để tạo thư hàng loạt, phong bì, nhãn và các tài liệu cá nhân hóa từ một danh sách dữ liệu.
Mail Merge là tính năng cho phép kết hợp:
Một tài liệu chính.
Một danh sách dữ liệu.
Các trường thông tin.
để tạo ra nhiều tài liệu có nội dung tương tự nhưng thông tin khác nhau.
Ví dụ có danh sách:
Họ tên Địa chỉ
Nguyễn Văn A 10 Nguyễn Trãi
Trần Văn B 20 Lê Lợi
Lê Văn C 30 Hai Bà Trưng
Có một mẫu thư:
Kính gửi: [Họ tên]
Địa chỉ: [Địa chỉ]
Nhà trường trân trọng thông báo...
Sau khi thực hiện Mail Merge, Word có thể tạo:
Kính gửi: Nguyễn Văn A
Địa chỉ: 10 Nguyễn Trãi
Nhà trường trân trọng thông báo...
và:
Kính gửi: Trần Văn B
Địa chỉ: 20 Lê Lợi
Nhà trường trân trọng thông báo...
Như vậy, chỉ cần tạo một mẫu nhưng có thể tạo ra nhiều tài liệu khác nhau.
Trong Microsoft Word, nhóm công cụ References được sử dụng để tạo và quản lý các nội dung tham khảo trong tài liệu như chú thích, trích dẫn nguồn, thư mục tài liệu tham khảo, chú thích hình ảnh, liên kết đến các phần khác của tài liệu và các bảng tham chiếu.
Footnote và Endnote được sử dụng để thêm chú thích hoặc thông tin tham khảo cho nội dung trong tài liệu.
Footnote là chú thích được đặt ở cuối trang.
Ví dụ:
Microsoft Word là phần mềm xử lý văn bản.¹
──────────────────────────────
¹ Microsoft Word thuộc bộ Microsoft Office.
Đặt con trỏ tại vị trí cần thêm chú thích.
Vào:
References → Insert Footnote
Word sẽ:
Chèn số chú thích vào nội dung.
Đưa con trỏ xuống cuối trang.
Tạo vị trí để nhập nội dung Footnote.
Ví dụ:
Microsoft Word là phần mềm xử lý văn bản.¹
Ở cuối trang:
¹ Microsoft Word là một ứng dụng xử lý văn bản.
Trong Microsoft Word, Chart giúp trình bày dữ liệu dưới dạng biểu đồ trực quan.
Người dùng có thể tạo biểu đồ, lựa chọn loại biểu đồ, chỉnh sửa dữ liệu, thêm các thành phần cần thiết và định dạng biểu đồ phù hợp với nội dung tài liệu.
Microsoft Word cho phép chèn biểu đồ trực tiếp vào tài liệu.
Để chèn Chart, vào:
Insert → Chart
Word sẽ hiển thị hộp thoại Insert Chart.
Tại đây có thể lựa chọn loại biểu đồ phù hợp.
Ví dụ:
DOANH THU
100 ┤ █
80 ┤ █ █
60 ┤ █ █ █
40 ┤ █ █ █ █
20 ┤ █ █ █ █
0 └────────────────────────
Q1 Q2 Q3 Q4Sau khi chọn loại Chart và nhấn OK, Word sẽ chèn biểu đồ vào tài liệu.
Đồng thời, Word mở một bảng dữ liệu để nhập hoặc chỉnh sửa dữ liệu cho biểu đồ.
Bước 1: Chọn:
Insert → Chart
Bước 2: Chọn loại Chart.
Bước 3: Chọn kiểu biểu đồ.
Bước 4: Nhấn OK.
Bước 5: Nhập dữ liệu trong bảng dữ liệu xuất hiện.
Sau khi chèn Chart, Word cung cấp các tab liên quan đến biểu đồ như:
Chart Design.
Format.
Tùy phiên bản Word, giao diện và tên một số công cụ có thể khác nhau.
Trong Microsoft Word, hình ảnh và các đối tượng đồ họa giúp tài liệu trở nên trực quan, chuyên nghiệp và dễ trình bày hơn.
Word cung cấp nhiều công cụ để chèn, chỉnh sửa, căn chỉnh và sắp xếp hình ảnh, Shapes, Icons, SmartArt, Text Box và WordArt.
Microsoft Word cho phép chèn hình ảnh từ máy tính hoặc các nguồn hình ảnh khác.
Để chèn hình ảnh, vào:
Insert → Pictures
Word cung cấp các lựa chọn tùy phiên bản, chẳng hạn:
This Device.
Stock Images.
Online Pictures.
Chọn:
Insert → Pictures → This Device
Sau đó chọn hình ảnh cần chèn và nhấn Insert.
Ví dụ:
┌──────────────────────────────────────┐
│ │
│ HÌNH ẢNH ĐƯỢC CHÈN │
│ │
└──────────────────────────────────────┘
Sau khi chèn, chọn hình ảnh để xuất hiện tab:
Picture Format
Tại đây có các công cụ để chỉnh sửa và định dạng hình ảnh.
Có thể chọn nhiều file hình ảnh cùng lúc để chèn vào tài liệu.
Hình ảnh có thể ảnh hưởng đến bố cục văn bản. Vì vậy, sau khi chèn ảnh cần kiểm tra:
Kích thước.
Vị trí.
Wrap Text.
Căn chỉnh.
Khoảng cách với văn bản.
Trong Microsoft Word, Table (bảng) là công cụ quan trọng để trình bày dữ liệu theo hàng và cột.
Tables thường được sử dụng để tạo danh sách, bảng thống kê, bảng biểu, thời khóa biểu, báo cáo, biểu mẫu và nhiều loại tài liệu chuyên nghiệp khác.
Trong phần này, chúng ta sẽ học cách tạo, nhập dữ liệu, định dạng, chỉnh sửa và quản lý Table trong Word theo đúng các kỹ năng cần thiết cho Microsoft Office Specialist — Word.
Table được tạo từ các Rows (dòng) và Columns (cột). Giao điểm giữa một dòng và một cột được gọi là Cell (ô).
Vào:
Insert → Table
Word sẽ hiển thị một lưới để lựa chọn số dòng và số cột.
Ví dụ tạo bảng gồm 4 cột × 5 dòng:
┌──────────┬──────────┬──────────┬──────────┐
│ Họ tên │ Lớp │ Điểm │ Xếp loại │
├──────────┼──────────┼──────────┼──────────┤
│ Nguyễn A │ Word │ 90 │ Giỏi │
├──────────┼──────────┼──────────┼──────────┤
│ Trần B │ Word │ 85 │ Khá │
├──────────┼──────────┼──────────┼──────────┤
│ Lê C │ Word │ 78 │ Khá │
├──────────┼──────────┼──────────┼──────────┤
│ Phạm D │ Word │ 95 │ Giỏi │
└──────────┴──────────┴──────────┴──────────┘
Row: dòng.
Column: cột.
Cell: ô.
Table: toàn bộ bảng.
Ngoài cách chọn trực tiếp trên lưới, có thể sử dụng:
Insert → Table → Insert Table
Sau đó nhập:
Number of columns.
Number of rows.
Word cũng cho phép vẽ bảng thủ công:
Insert → Table → Draw Table
Cách này phù hợp khi cần tạo bảng có cấu trúc đặc biệt.
Trong Microsoft Word, Styles và Themes giúp định dạng tài liệu một cách nhanh chóng, đồng bộ và chuyên nghiệp.
Đặc biệt khi làm việc với tài liệu dài, việc sử dụng Styles sẽ giúp:
Định dạng tiêu đề đồng nhất.
Quản lý cấu trúc tài liệu.
Di chuyển nhanh giữa các phần.
Tạo mục lục tự động.
Thay đổi định dạng hàng loạt.
Tiết kiệm thời gian khi chỉnh sửa tài liệu.
Trong phần này, chúng ta sẽ học đúng 10 nội dung:
41. Styles là gì?
42. Sử dụng Heading Styles
43. Tạo và chỉnh sửa Style
44. Modify Styles
45. Create New Style
46. Themes
47. Document Formatting
48. Navigation Pane
49. Quản lý cấu trúc tài liệu bằng Heading
50. Tạo mục lục tự động
Trong Microsoft Word, Page Setup là nhóm công cụ dùng để thiết lập kích thước, hướng và bố cục của trang giấy.
Nếu phần Định dạng văn bản và Định dạng đoạn văn tập trung vào nội dung bên trong trang thì Page Setup tập trung vào cách toàn bộ tài liệu được trình bày trên trang.
Trong phần này, chúng ta sẽ học 10 nội dung:
Khổ giấy và Page Size
Page Margins
Orientation
Columns
Page Break
Section Break
Header và Footer
Page Number
Watermark
Page Color và Page Border
Trong Microsoft Word, Paragraph là một trong những thành phần quan trọng nhất khi định dạng tài liệu.
Một đoạn văn không chỉ bao gồm phần nội dung chữ mà còn có rất nhiều thuộc tính:
Căn lề.
Khoảng cách dòng.
Khoảng cách trước và sau đoạn.
Thụt đầu dòng.
Tab.
Bullets.
Numbering.
Multilevel List.
Borders.
Shading.
Nắm vững nhóm công cụ Paragraph sẽ giúp tài liệu có bố cục rõ ràng, chuyên nghiệp và đặc biệt quan trọng khi thực hiện các bài thi MOS.
Trong phần đầu tiên, chúng ta sẽ làm quen với Microsoft Word từ những thao tác cơ bản nhất.
Mục tiêu không chỉ là biết cách gõ văn bản, mà còn phải hiểu cách Word tổ chức tài liệu, các công cụ quan trọng và những thao tác thường xuyên xuất hiện trong bài thi MOS.
MOS — Microsoft Office Specialist là chứng chỉ đánh giá kỹ năng sử dụng các ứng dụng Microsoft Office.
Trong đó, MOS Word tập trung vào khả năng sử dụng Microsoft Word để tạo, chỉnh sửa, định dạng và quản lý tài liệu.
Chứng chỉ MOS có tính thực hành cao.
Thay vì chỉ hỏi:
"Chức năng này dùng để làm gì?"
bài thi thường yêu cầu bạn trực tiếp thực hiện một nhiệm vụ trong Word.
Ví dụ:
Định dạng một đoạn văn.
Thay đổi khoảng cách dòng.
Tạo bảng.
Chèn hình ảnh.
Tạo Header và Footer.
Tạo mục lục.
Thiết lập Page Layout.
Sử dụng Styles.
Thực hiện Mail Merge.
Vì vậy, học MOS Word cần tập trung vào thao tác thực tế.
Định dạng văn bản là một trong những nhóm kỹ năng quan trọng nhất trong Microsoft Word.
Một văn bản sau khi nhập thường chỉ là nội dung chữ đơn thuần.
Để tài liệu trở nên rõ ràng, chuyên nghiệp và đúng yêu cầu bài thi MOS, chúng ta cần biết cách thay đổi:
Font chữ
Kích thước chữ
Kiểu chữ
Màu chữ
Màu nền chữ
Hiệu ứng chữ
Chữ hoa, chữ thường
Định dạng đồng loạt
Xóa định dạng
Tìm kiếm và thay thế nội dung
Trong phần này, chúng ta lần lượt học các kỹ năng từ 11 đến 20.
