Trong Microsoft Word, Paragraph là một trong những thành phần quan trọng nhất khi định dạng tài liệu.
Một đoạn văn không chỉ bao gồm phần nội dung chữ mà còn có rất nhiều thuộc tính:
Căn lề.
Khoảng cách dòng.
Khoảng cách trước và sau đoạn.
Thụt đầu dòng.
Tab.
Bullets.
Numbering.
Multilevel List.
Borders.
Shading.
Nắm vững nhóm công cụ Paragraph sẽ giúp tài liệu có bố cục rõ ràng, chuyên nghiệp và đặc biệt quan trọng khi thực hiện các bài thi MOS.
21. Căn lề đoạn văn
Căn lề đoạn văn quyết định vị trí của nội dung theo chiều ngang trên trang.
Microsoft Word cung cấp 4 kiểu căn lề chính:
Align Left
Center
Align Right
Justify
Các công cụ này nằm trong:
Home → Paragraph
21.1. Align Left
Align Left căn văn bản về phía bên trái.
Phím tắt:
Ctrl + L
Ví dụ:
Microsoft Word là phần mềm soạn thảo văn bản.
Word được sử dụng rất phổ biến trong học tập và công việc.
Đây là kiểu căn lề mặc định thường gặp trong tài liệu.
21.2. Center
Center căn nội dung vào giữa trang.
Phím tắt:
Ctrl + E
Thường được sử dụng cho:
Tiêu đề.
Tên tài liệu.
Tiêu đề phụ.
Nội dung cần làm nổi bật.
Ví dụ:
MICROSOFT WORD
21.3. Align Right
Align Right căn văn bản về phía bên phải.
Phím tắt:
Ctrl + R
Thường được sử dụng cho:
Ngày tháng.
Một số thông tin ở góc phải.
Nội dung đặc biệt theo yêu cầu định dạng.
21.4. Justify
Justify căn đều văn bản về cả hai phía trái và phải.
Phím tắt:
Ctrl + J
Ví dụ trong tài liệu dài:
Microsoft Word là phần mềm xử lý văn bản được sử dụng
rộng rãi. Người dùng có thể tạo, chỉnh sửa và định dạng
nhiều loại tài liệu khác nhau.
Justify thường được sử dụng trong:
Giáo trình.
Báo cáo.
Tài liệu hành chính.
Sách.
Tài liệu học tập.
21.5. Ghi nhớ
| Phím tắt | Chức năng |
|---|---|
| Ctrl + L | Căn trái |
| Ctrl + E | Căn giữa |
| Ctrl + R | Căn phải |
| Ctrl + J | Căn đều |
Đây là nhóm phím tắt cần nhớ khi luyện thi MOS.
22. Line Spacing
Line Spacing là khoảng cách giữa các dòng trong một đoạn văn.
Công cụ nằm tại:
Home → Paragraph → Line and Paragraph Spacing
Một số mức thường gặp:
1.0
1.15
1.5
2.0
2.5
3.0
22.1. Single
1.0 là khoảng cách dòng đơn.
Ví dụ:
Microsoft Word là phần mềm soạn thảo văn bản.
Word cung cấp nhiều công cụ phục vụ công việc.
22.2. 1.5 Lines
1.5 tạo khoảng cách lớn hơn giữa các dòng.
Thường được sử dụng trong:
Bài tập.
Báo cáo.
Tài liệu học tập.
22.3. Double
2.0 tạo khoảng cách dòng đôi.
Các dòng sẽ cách nhau rõ ràng hơn.
22.4. Custom Line Spacing
Word cũng cho phép thiết lập khoảng cách dòng tùy chỉnh.
Chọn:
Line and Paragraph Spacing → Line Spacing Options
Trong hộp thoại Paragraph có thể thiết lập:
Line spacing
với các tùy chọn như:
Single
1.5 lines
Double
At least
Exactly
Multiple
22.5. Exactly
Exactly cho phép thiết lập chính xác khoảng cách dòng theo giá trị cụ thể.
Ví dụ:
Exactly: 18 pt
22.6. Multiple
Multiple cho phép sử dụng hệ số khoảng cách dòng.
Ví dụ:
1.2
1.3
1.5
2.0
23. Paragraph Spacing
Paragraph Spacing là khoảng cách giữa các đoạn văn.
Cần phân biệt:
Line Spacing
→ Khoảng cách giữa các dòng.
Paragraph Spacing
→ Khoảng cách giữa các đoạn.
23.1. Before
Before là khoảng cách phía trước đoạn văn.
Ví dụ:
Heading 1
Nội dung đoạn văn...
Khoảng cách giữa Heading và đoạn văn có thể được điều chỉnh bằng Before hoặc After.
23.2. After
After là khoảng cách phía sau đoạn văn.
Ví dụ:
Đoạn văn thứ nhất.
Đoạn văn thứ hai.
Khoảng cách giữa hai đoạn có thể được tạo bằng After của đoạn thứ nhất.
23.3. Thiết lập Paragraph Spacing
Chọn đoạn văn:
Home → Paragraph → Line and Paragraph Spacing
Có thể chọn:
Add Space Before Paragraph.
Add Space After Paragraph.
Hoặc mở:
Paragraph Dialog Box
để thiết lập chính xác:
Before
và
After.
23.4. Ví dụ
Giả sử:
Before: 6 pt
After: 8 pt
Word sẽ tạo khoảng cách:
6 pt phía trước đoạn.
8 pt phía sau đoạn.
Đây là cách tạo bố cục chuyên nghiệp hơn so với việc nhấn nhiều lần phím Enter.
24. Thụt đầu dòng
Indent là khoảng cách thụt của đoạn văn so với lề trang.
Indent giúp tổ chức nội dung rõ ràng hơn.
Word có các kiểu thụt dòng quan trọng:
Left Indent.
Right Indent.
First Line Indent.
Hanging Indent.
24.1. Left Indent
Left Indent thụt toàn bộ đoạn văn vào từ phía bên trái.
Ví dụ:
Microsoft Word là phần mềm soạn thảo văn bản.
Word được sử dụng rộng rãi trong công việc.
24.2. Right Indent
Right Indent điều chỉnh khoảng cách của đoạn văn so với lề phải.
Nội dung sẽ bị giới hạn trong phạm vi nhỏ hơn.
24.3. First Line Indent
First Line Indent chỉ thụt dòng đầu tiên của đoạn.
Ví dụ:
Microsoft Word là phần mềm soạn thảo văn bản.
Word cung cấp nhiều công cụ để tạo và định dạng
tài liệu chuyên nghiệp.
Đây là kiểu thụt đầu dòng thường gặp trong các tài liệu dài.
24.4. Hanging Indent
Hanging Indent ngược với First Line Indent.
Dòng đầu tiên nằm ở vị trí ban đầu, các dòng tiếp theo bị thụt vào.
Ví dụ:
Tài liệu Word
được sử dụng để tạo và chỉnh sửa văn bản.
Người dùng có thể định dạng nội dung.
Hanging Indent thường được sử dụng trong:
Tài liệu tham khảo.
Bibliography.
Danh sách nội dung.
Một số dạng tài liệu học thuật.
24.5. Sử dụng Ruler
Có thể điều chỉnh Indent trực tiếp trên Ruler.
Trên Ruler có các dấu điều khiển:
First Line Indent.
Hanging Indent.
Left Indent.
Right Indent.
Đây là một công cụ rất hữu ích khi làm việc với bố cục văn bản.
25. Indent và Tab
Indent và Tab đều có thể tạo khoảng cách nhưng chúng phục vụ những mục đích khác nhau.
25.1. Indent
Indent điều chỉnh vị trí của toàn bộ đoạn hoặc một phần đoạn văn so với lề.
Ví dụ:
Đây là một đoạn văn được thụt vào.
Nội dung được căn chỉnh theo lề.
25.2. Tab
Tab tạo một điểm dừng để đưa con trỏ đến vị trí xác định.
Phím:
Tab
Khi nhấn Tab, con trỏ sẽ di chuyển đến Tab Stop tiếp theo.
25.3. Không nên dùng nhiều Space thay cho Tab
Ví dụ không nên căn dữ liệu bằng:
Họ tên: Nguyễn Văn A
Địa chỉ: Thành phố Hồ Chí Minh
Điện thoại: 0900000000
Nếu sử dụng nhiều dấu Space, khi thay đổi Font hoặc kích thước chữ, bố cục có thể bị lệch.
Thay vào đó nên sử dụng:
Tab Stop
hoặc:
Table
26. Tab Stops
Tab Stop là vị trí mà con trỏ sẽ dừng lại khi nhấn phím Tab.
Có thể thiết lập Tab Stop trên Ruler.
Word cung cấp các loại Tab Stop chính:
Left Tab.
Center Tab.
Right Tab.
Decimal Tab.
Bar Tab.
26.1. Left Tab
Văn bản bắt đầu từ vị trí Tab Stop.
Ví dụ:
Họ tên: Nguyễn Văn A
26.2. Center Tab
Văn bản được căn giữa tại vị trí Tab Stop.
26.3. Right Tab
Văn bản được căn phải tại vị trí Tab Stop.
26.4. Decimal Tab
Decimal Tab được sử dụng để căn số theo dấu thập phân.
Ví dụ:
12.50
125.75
1025.25
Các số có thể được căn theo dấu thập phân.
26.5. Bar Tab
Bar Tab tạo một đường thẳng đứng tại vị trí Tab Stop.
Có thể sử dụng để tạo bố cục đặc biệt trong tài liệu.
26.6. Leader
Tab Stop có thể sử dụng Leader để tạo các dấu nối.
Ví dụ:
Chương 1 ......................... 01
Chương 2 ......................... 15
Chương 3 ......................... 32
Leader thường được sử dụng trong:
Mục lục.
Danh sách nội dung.
Danh sách tài liệu.
26.7. Thiết lập Tab Stop
Có thể mở hộp thoại:
Paragraph → Tabs
Sau đó thiết lập:
Tab stop position.
Alignment.
Leader.
Ví dụ:
Tab stop position: 6 cm
Alignment: Right
Leader: 2
Sau khi thiết lập, nhấn Set rồi OK.
27. Bullets
Bullets dùng để tạo danh sách dạng dấu đầu dòng.
Công cụ:
Home → Paragraph → Bullets
Ví dụ:
Microsoft Word
Microsoft Excel
Microsoft PowerPoint
27.1. Tạo Bullets
Bước 1
Chọn các dòng cần tạo danh sách.
Bước 2
Chọn:
Home → Bullets
Word sẽ tự động tạo dấu đầu dòng.
27.2. Thay đổi kiểu Bullets
Nhấn mũi tên bên cạnh Bullets.
Có thể lựa chọn nhiều kiểu:
●
○
■
Các biểu tượng khác.
27.3. Define New Bullet
Có thể tạo kiểu Bullet mới bằng:
Bullets → Define New Bullet
Sau đó chọn:
Symbol.
Picture.
Font.
27.4. Tăng và giảm cấp Bullets
Trong danh sách nhiều cấp, có thể sử dụng:
Increase Indent
và
Decrease Indent
để thay đổi cấp của danh sách.
28. Numbering
Numbering tạo danh sách được đánh số tự động.
Công cụ:
Home → Paragraph → Numbering
Ví dụ:
Microsoft Word
Microsoft Excel
Microsoft PowerPoint
28.1. Tạo Numbering
Chọn các dòng cần đánh số.
Sau đó:
Home → Numbering
Word sẽ tự động đánh số.
28.2. Thay đổi kiểu Numbering
Có thể chọn các kiểu:
1, 2, 3
hoặc:
A, B, C
hoặc:
I, II, III
28.3. Continue Numbering
Ví dụ danh sách thứ nhất:
Nội dung A
Nội dung B
Nội dung C
Danh sách tiếp theo có thể tiếp tục:
Nội dung D
Nội dung E
Thay vì bắt đầu lại từ 1.
28.4. Restart Numbering
Có thể yêu cầu Word bắt đầu lại danh sách từ:
1
Tính năng này rất hữu ích khi tài liệu có nhiều danh sách độc lập.
29. Multilevel List
Multilevel List là danh sách nhiều cấp.
Đây là công cụ rất quan trọng trong Word.
Ví dụ:
1. Microsoft Word
1.1. Định dạng văn bản
1.1.1. Font
1.1.2. Font Size
1.1.3. Bold
1.2. Định dạng đoạn văn
1.2.1. Alignment
1.2.2. Line Spacing
2. Microsoft Excel
2.1. Worksheet
2.2. Formula
29.1. Tạo Multilevel List
Chọn:
Home → Multilevel List
Sau đó chọn mẫu phù hợp.
29.2. Tạo cấp con
Để đưa một mục xuống cấp thấp hơn:
Increase Indent
Hoặc sử dụng:
Tab
tùy cấu hình danh sách.
Để đưa mục lên cấp cao hơn:
Decrease Indent
29.3. Multilevel List kết hợp với Heading
Một trong những cách sử dụng quan trọng nhất là kết hợp:
Heading 1
Heading 2
Heading 3
với:
Multilevel List
Ví dụ:
1. Microsoft Word
1.1. Định dạng văn bản
1.1.1. Font
1.1.2. Font Size
2. Microsoft Excel
2.1. Công thức
Cách này đặc biệt hữu ích khi tạo:
Giáo trình.
Báo cáo.
Luận văn.
Tài liệu dài.
Mục lục tự động.
Nội dung này sẽ được học sâu hơn trong phần Styles.
30. Borders và Shading
Borders và Shading dùng để tạo đường viền và màu nền cho đoạn văn hoặc nội dung.
30.1. Borders
Borders tạo đường viền.
Công cụ:
Home → Paragraph → Borders
Có thể áp dụng:
Bottom Border.
Top Border.
Left Border.
Right Border.
All Borders.
Outside Borders.
Inside Borders.
30.2. Bottom Border
Tạo đường viền phía dưới đoạn văn.
Ví dụ:
Microsoft Word
────────────────────────
Thường được sử dụng để phân cách các phần nội dung.
30.3. Outside Borders
Tạo đường viền bao quanh vùng nội dung được chọn.
30.4. All Borders
Tạo đường viền cho tất cả các cạnh.
Tùy trường hợp, All Borders có thể được sử dụng để tạo bố cục dạng bảng đơn giản.
30.5. Border and Shading
Để thiết lập chi tiết hơn, chọn:
Borders → Borders and Shading
Có thể thiết lập:
Style.
Color.
Width.
Setting.
Ví dụ:
Style: ─────────
Color: Black
Width: 1 pt
30.6. Shading
Shading tạo màu nền cho đoạn văn.
Ví dụ:
┌─────────────────────────────┐
│ MICROSOFT WORD │
└─────────────────────────────┘
Có thể sử dụng Shading để làm nổi bật:
Tiêu đề.
Ghi chú.
Cảnh báo.
Nội dung quan trọng.
30.7. Borders và Shading khác nhau
Cần phân biệt:
Borders
→ Đường viền.
Shading
→ Màu nền.
Hai tính năng có thể sử dụng cùng nhau.
Ví dụ:
┌──────────────────────────────┐
│ NỘI DUNG QUAN TRỌNG │
└──────────────────────────────┘
Trong đó:
Đường bao là Border.
Màu phía trong là Shading.
🎯 BÀI THỰC HÀNH PHẦN 3
Tạo tài liệu với nội dung:
MICROSOFT WORD
Microsoft Word là phần mềm soạn thảo văn bản.
Word được sử dụng rộng rãi trong học tập và công việc.
Các kỹ năng cần học:
Định dạng văn bản
Định dạng đoạn văn
Tạo bảng
Chèn hình ảnh
Tạo mục lục
Thực hiện các yêu cầu sau.
Yêu cầu 1
Căn tiêu đề:
MICROSOFT WORD
về giữa trang.
Yêu cầu 2
Căn đoạn văn nội dung theo kiểu:
Justify
Yêu cầu 3
Thiết lập:
Line Spacing = 1.5
Yêu cầu 4
Thiết lập khoảng cách:
Before = 6 pt
After = 8 pt
cho các đoạn văn.
Yêu cầu 5
Thiết lập First Line Indent cho đoạn văn.
Yêu cầu 6
Tạo danh sách bằng Bullets:
Định dạng văn bản
Định dạng đoạn văn
Tạo bảng
Chèn hình ảnh
Tạo mục lục
Yêu cầu 7
Tạo danh sách Numbering:
Microsoft Word
Microsoft Excel
Microsoft PowerPoint
Yêu cầu 8
Tạo Multilevel List:
1. Microsoft Word
1.1. Định dạng văn bản
1.2. Định dạng đoạn văn
1.2.1. Alignment
1.2.2. Line Spacing
2. Microsoft Excel
2.1. Worksheet
2.2. Formula
Yêu cầu 9
Tạo một đoạn văn có:
Border.
Shading.
Yêu cầu 10
Tạo một danh sách sử dụng Tab Stop và Leader:
Chương 1 ......................... 01
Chương 2 ......................... 15
Chương 3 ......................... 30
Chương 4 ......................... 45
📝 TỔNG HỢP PHÍM TẮT PHẦN 3
| Phím tắt | Chức năng |
|---|---|
| Ctrl + L | Căn trái |
| Ctrl + E | Căn giữa |
| Ctrl + R | Căn phải |
| Ctrl + J | Căn đều |
| Tab | Di chuyển đến Tab Stop |
| Shift + Tab | Di chuyển ngược Tab |
| Ctrl + M | Tăng Indent |
| Ctrl + Shift + M | Giảm Indent |
🎯 KIẾN THỨC CẦN NHỚ
Sau Phần 3, cần phân biệt rõ:
Alignment
→ Căn vị trí đoạn văn.
Line Spacing
→ Khoảng cách giữa các dòng.
Paragraph Spacing
→ Khoảng cách giữa các đoạn.
Indent
→ Thụt đoạn văn.
First Line Indent
→ Thụt dòng đầu tiên.
Hanging Indent
→ Thụt các dòng sau dòng đầu tiên.
Tab Stop
→ Vị trí dừng của phím Tab.
Bullets
→ Danh sách dấu đầu dòng.
Numbering
→ Danh sách đánh số.
Multilevel List
→ Danh sách nhiều cấp.
Borders
→ Đường viền.
Shading
→ Màu nền.
🎓 KẾT LUẬN
Trong Phần 3, chúng ta đã hoàn thành nhóm kỹ năng Định dạng đoạn văn, từ căn lề, khoảng cách dòng, khoảng cách đoạn, Indent, Tab cho đến Bullets, Numbering, Multilevel List, Borders và Shading.
Đây là nhóm kỹ năng cực kỳ quan trọng trong quá trình soạn thảo tài liệu và luyện thi MOS Word.
Ở Phần 4, chúng ta sẽ chuyển sang nhóm kỹ năng:
📘 PHẦN 4 — PAGE SETUP VÀ BỐ CỤC TRANG
Chúng ta sẽ học:
31. Khổ giấy và Page Size
32. Page Margins
33. Orientation
34. Columns
35. Page Break
36. Section Break
37. Header và Footer
38. Page Number
39. Watermark
40. Page Color và Page Border
Không có nhận xét nào:
Đăng nhận xét