NTM Solutions

Facebook Youtube Google+

Thứ Tư, 27 tháng 9, 2017

Tin học văn phòng – OUTLOOK - Bài 05 – Quản lý email

Trong công việc nhiều lúc bạn muốn tìm nhanh 01 email quan trọng nhưng hộp inbox có quá nhiều email -> cần đánh dấu các email quan trọng của bạn.
Sau đây là các cách đánh dấu email trong Outlook:
1.       Tạo nhóm email theo màu sắc (Categorize)
Nhấp chọn email cần nhóm -> bấm nút Categorize và chọn màu của nhóm
Sau khi đã tạo màu cho các email trong nhóm, để tìm các email theo màu ta đã đánh dấu
-> nhấp chuột vào ô Search
-> Bấm nút Categorize (nếu bạn thao tác đúng ngay ô Search sẽ có dòng chữ category:="Màu Category"

2.      Gắn cờ Follow up
Nhấp chọn email muốn theo dõi-> bấm biểu tượng lá cờ
Ta cũng có thể chọn theo dõi theo ngày bằng cách nhấp phải chuột lên email muốn theo dõi-> Follow up -> Next week ( hoặc ngày nào bạn muốn).
Các email nào đã tới ngày ta chọn -> lá cờ sẽ sáng lên.Ngược lại lá cờ sẽ mờ đi nếu chưa tới ngày.
Để xem lại các lá thư đã theo dõi (gắn cờ) -> bấm vào ô search -> bấm nút Flagged
3.       Thêm nhắc nhở vào email quan trọng
Nếu bạn có 01 lá thư quan trọng muốn Outlook cảnh báo và kêu lên 01 âm thanh vào thời điểm đã chọn -> nhấp phải chuột vào lá thư muốn thiết lập -> chọn Follow Up -> Add Reminder…
4.       Lưu riêng ra 01 file .msg
Mở lá thư đó lên -> menu File -> save As -> lá thư sẽ được lưu lại thành 01 tập tin .msg.
Khi nào muốn xem lại các bạn chỉ việc bấm đôi chuột vào file .msg
5.       Tạo quy luật (rule) nếu biết nguồn email
Nếu vẫn chưa hiểu các bạn xem thêm video clip sau: