NTM Solutions

Facebook Youtube Google+

Chủ Nhật, 11 tháng 11, 2018

Tự học Microsoft Word-Bài 09: Sử dụng Mail Merge

#vitinhvanphong
#hocwinword

XEM MỤC LỤC CÁC BÀI VIẾT MICROSOFT WORD


Mail Merge là tính năng trộn thư trong WinWord-> ta dùng khi cần gửi một bức thư có nội dung giống nhau cho nhiều người, các phần khác nhau nằm tại 01 vị trí cố định (ví dụ: thư mời họp, thư mời đám cưới,…)

Trước khi thực hành tính năng này các bạn kiểm tra Microsoft Outlook có OK không nhé.

03 bước chính cần phải có khi làm Mail Merge:

1.       Tạo danh sách ->nhất định phải có thông tin email (vì không có địa chỉ email thì không thể gửi thư được)

2.       Chèn Merge Field trong thư.

3.       Gửi thư theo danh sách.

Ghi chú: vì WinWord nằm trong bộ Microsoft Office nên hiển nhiên tính năng Mail Merge sẽ được gửi đi bằng Microsoft Outlook.

Ví dụ: gửi thư báo lương cho 05 nhân viên hàng tháng.

Bước 01: mở Excel nhập danh sách 05 nhân viên và lưu lại với tên danhsach.xlsx

Họ
Tên
Lương
Email
Phòng ban
Nguyễn
Hùng
5.000.000
Nhân sự
Trần Văn
Lâm
5.500.000
Công nhân
Hoàng
Vân
6.000.000
Lễ tân
Phan Kim
Khánh
2.000.000
Phó giám đốc
Tiến sĩ
M
9.000.000
Giám đốc


Bước 02: mở WinWord nhập nội dung thư như sau:

Hôm nay ngày 01-01-2011, phòng nhân sự trân trọng thông báo lương của:

Anh/Chị:

Phòng ban:

Email:

Tổng lương cứng:

Mọi théc méc vui lòng liên hệ Ms Nhí Nhảnh (email: benhinhanh@apple.com) phòng nhân sự.

Chọn TAB MAILINGS->bấm Select Recipients->

·         Type a new list…->gõ tay danh sách mới, không dùng tập tin tạo sẵn.

·         Use an existing list…-> chọn tập tin: danhsach.xlsx đã tạo khi nãy.

·         Choose from Outlook Contacts…->chọn từ Contacts của Outlook

Ở đây, ta chọn tùy chọn thứ 02: Use an existing list…

Các bạn đặt dấu nháy sau chữ Anh/Chị:.. ->bấm nút Insert Merge Field

-> chọn trường Họ->bấm Insert

->chọn trường Tên->bấm Insert

Làm tương tự với các trường phòng ban, email, lương.


Sau khi chèn xong các trường sẽ xuất hiện trong tập tin WinWord dạng: <<tên_trường>>

Để xem mail khi gửi đi sẽ như thế nào->bấm Preview Results->bấm các nút di chuyển tới lui để thấy hết các bản ghi.

Bước 03: gửi thư theo danh sách

Trong TAB MAILINGS->Bấm nút Finish & Merge

·         Edit Individual Documents…->lưu mỗi dòng thông tin thành 01 tập tin riêng( trong ví dụ này là thành 05 tập tin)

·         Print Documents…->In mỗi dòng thông tin thành 01 bộ.

·         Send Email Message…->Gửi mỗi dòng thông tin là 01 email

Ở đây, ta chọn Send Email Message…


·         To: chọn cột chứa địa chỉ Email.

·         Subject line: nhập dòng tiêu đề.

·         Send records:

o   All -> gửi tất cả dòng tin có trong tập tin excel.

o   Current record -> gửi dòng tin hiện tại.

o   From…To:… -> giới hạn gửi từ dòng số mấy đến dòng bao nhiêu.

Bấm OK để Outlook gửi mail.

Nếu vẫn chưa rõ các bạn xem thêm video clip sau:

XEM MỤC LỤC CÁC BÀI VIẾT MICROSOFT WORD


Tác giả: #tiensim